Die Rolle des Arbeitgebers bei Langzeitabsenzen

Was tun, wenn Mitarbeitende längere Zeit arbeitsunfähig sind?

Arbeitgebende sind verpflichtet, den Schutz der Gesundheit ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten, Fürsorgepflichten wahrzunehmen, vorausschauend zu planen, zugleich die Interessen des Betriebes sicherzustellen, rechtliche Vorgaben einzuhalten und sich um die administrative Abwicklung der Ausfälle zu kümmern.

Nehmen Langzeitabsenzen zu?

248 Millionen Stunden konnten Arbeitnehmende im Jahr 2023 infolge Unfall oder Krankheit ihre Arbeit nicht ausüben (Quelle: Bundesamt für Statistik). In manchen Branchen sind die Fallzahlen und die Dauer der Abwesenheiten in den letzten Jahren förmlich explodiert. Besonders auffällig ist dabei die Zunahme von psychisch bedingten Krankheiten.

Eine Studie von Swica in Zusammenarbeit mit WorkMed vom März 2022 besagt: «Arbeitsunfähigkeiten aus psychischen Gründen dauern im Durchschnitt 218 Tage und sind in 95 Prozent der Fälle Vollzeit-Krankschreibungen.»

Das BFS Bundesamt für Statistik weist aus, dass im Jahr 2023 64,2 Prozent aller Absenzzeiten auf Unfall oder Krankheit zurückzuführen waren. Der Bezug einer IV-Rente hatte in 52 Prozent aller Fälle eine psychische Erkrankung als Ursache, im Gegensatz zu unfallbedingten Erwerbsunfähigkeiten, die lediglich sechs Prozent ausmachen.

Was sind die wichtigsten Pflichten von Arbeitgebenden bei Langzeitabsenzen?

Im Jahr 1877 wurde in der Schweiz erstmals ein Fabrikgesetz zum Schutz der Arbeitnehmenden auf Bundesebene erlassen. Es sah nebst einer täglichen Höchstarbeitszeit von elf Stunden und Verbot von Kinderarbeit eine Arbeitgeber-Haftung bei Unfällen vor. Nicht ganz 150 Jahre später gibt es eine Vielzahl von obligatorischen Sozialversicherungen, nur die Versicherung eines Krankentaggelds ist nach wie vor freiwillig.

Es gilt zu unterscheiden zwischen den Pflichten einer Arbeitgeberin, die Gesundheit der Arbeitnehmenden zu schützen und ihrer Verantwortlichkeit, Ersatz zu leisten, wenn das nicht gelingt. Letzteres ist zwingend zu versichern, damit Arbeitgebende im Schadenfall nicht illiquid werden und Mitarbeitende in Folge den Schaden tragen - mit bereits erwähnter Ausnahme der Krankheit.

 

Was bedeuten Arbeitsunfähigkeit und Erwerbsunfähigkeit?

Im Zusammenhang mit Langzeitabsenzen fallen regelmässig Begriffe wie Arbeitsunfähigkeit, Erwerbsunfähigkeit, Lohnfortzahlung, Taggelder, Rente, Kündigungsschutz, Sperrfristen. Im Folgenden gehen wir auf diese Begriffe näher ein.

Arbeitsunfähigkeit

Unter einer Arbeitsunfähigkeit versteht man eine vorübergehende Verhinderung an der Ausübung der aktuellen Tätigkeit. Das bedeutet, es darf von einer Rückkehr an den bisherigen Arbeitsplatz ausgegangen werden. Beurteilt und bestätigt wird die Arbeitsunfähigkeit von einer Ärztin oder einem Arzt. Ärzte bestätigen den Grad der Arbeitsunfähigkeit in Prozent, bezogen auf die aktuelle Tätigkeit.

   

Ein Arztzeugnis enthält keine Diagnose und der Arbeitgeber hat auch keinen Anspruch darauf, diese zu erfahren. Das macht es schwierig abzuschätzen, wie lange der Ausfall dauern wird, ob es sich im Wiederholungsfall um die gleiche Erkrankung handelt oder verschiedene Erkrankungen vorliegen.

Eine Arbeitsunfähigkeit kann sich ferner auch nur auf den aktuellen Arbeitsplatz beziehen. Bei der arbeitsplatzbezogenen Arbeitsunfähigkeit ist der Arbeitnehmer in Bezug auf die Tätigkeit oder den aktuellen Arbeitgeber zwar arbeitsunfähig, in Bezug auf eine andere Tätigkeit oder einen anderen Arbeitgeber jedoch nicht. Es geht dabei meist um eine psychische Erkrankung, die auf einen Konflikt am Arbeitsplatz zurückzuführen ist. Um solchen Situationen vorzubeugen, ist es wichtig, dass der Arbeitgeber Konflikte frühzeitig erkennt und proaktiv geeignete Massnahmen ergreift, damit diese sich nicht ausweiten und zu Arbeitsunfähigkeiten führen.

Lange Zeit war umstritten, ob bei arbeitsplatzbezogenen Arbeitsunfähigkeiten Sperrfristen greifen sollen. Vor einigen Monaten entschied das Bundesgericht in einem Fall, dass die Sperrfristen nicht greifen, wenn die Gesundheitsbeeinträchtigung so geringfügig ist, dass sie auf den aktuellen Arbeitsplatz beschränkt bleibt und die Besetzung einer neuen Stelle nicht verhindert. Der Arbeitnehmer könne somit sofort und uneingeschränkt anderweitig arbeiten.

Im Übrigen stellen Krankentaggeldversicherungen regelmässig Taggeldleistungen ein, wenn sich eine arbeitsplatzbezogene Arbeitsunfähigkeit manifestiert.

Erwerbsunfähigkeit

Im Gegensatz zur Arbeitsunfähigkeit geht man bei der Erwerbsunfähigkeit davon aus, dass dauerhaft keine Tätigkeit mehr ausgeübt werden kann. Das bedeutet, es ist nicht mehr von einer Verbesserung des Gesundheitszustands auszugehen und der Gesundheitsschaden ist derart gross, dass nicht nur die bisherige, sondern gar keine Tätigkeit mehr zugemutet werden kann.

Eine Erwerbsunfähigkeit festzustellen ist sehr aufwändig und benötigt in der Regel viel Zeit. Diese Aufgabe obliegt der Invalidenversicherung. Sie entscheidet auch, ob eine Erwerbsunfähigkeit (Invalidität) vorliegt und in welchem Grad.

Der Grad der Invalidität wird bei Erwerbstätigen mit einem Einkommensvergleich berechnet. Die Differenz zwischen dem Valideneinkommen (vor Gesundheitsschaden) und dem (hypothetischen) Invalideneinkommen stellt den Einkommensverlust und damit den IV-Grad dar. Entsprechend wird eine Voll- oder eine Teilrente verfügt.

Die lange Wartezeit bis geklärt ist, ob eine Arbeitnehmerin eine IV-Rente erhält oder nicht, ist für Arbeitnehmerin und Arbeitgeber belastend. Oft fühlen sich Arbeitgeber den Arbeitnehmenden gegenüber verpflichtet, weiterhin Unterstützung zu bieten, wenn die Krankentaggelder auslaufen, noch keine Verfügung der IV vorliegt und somit unklar ist, wie es mit der Arbeitnehmerin weitergeht. In dieser Phase besteht meist keine gesetzliche Lohnzahlungspflicht mehr (ausser bei einem Dienstjahrwechsel) und auch der Sperrfristenschutz ist abgelaufen. Das Arbeitsverhältnis hätte seitens des Arbeitgebers gekündigt werden können. Einige Arbeitgeber entscheiden sich dennoch, das Arbeitsverhältnis vorerst aufrechtzuerhalten, pflegen den Kontakt, leisten administrative Unterstützung und behalten wichtige Fristen im Auge - gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement oder einem Case Management.

Welche Regeln gelten für Kündigung und Sperrfristen?

Sowohl der Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmerin hat die Möglichkeit, das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der vereinbarten Kündigungsfrist einseitig aufzulösen. Ist vertraglich keine Kündigungsfrist geregelt, so gilt im ersten Dienstjahr ein Monat, ab dem zweiten zwei Monate und ab dem zehnten drei Monate.

Liegt bei Erhalt der Kündigung durch den Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeit vor, ist die Kündigung nichtig. Der Arbeitgeber muss mit der erneuten Kündigung zuwarten, bis keine Arbeitsunfähigkeit mehr vorliegt oder die Sperrfrist abgelaufen ist. Diese Regelung verschafft dem Arbeitnehmer Zeit, da es ihm während einer Arbeitsunfähigkeit praktisch nicht möglich ist, eine neue Stelle zu suchen. Bei Krankheit und Unfall dauert die Sperrfrist je nach Dienstjahr 30 (1. Dienstjahr), 90 (2.-5. Dienstjahr) oder 180 Tage (ab 6. Dienstjahr). Gesamtarbeitsverträge können vorsehen, dass eine Kündigung für eine noch längere Zeit unzulässig ist, beispielsweise solange Taggelder geleistet werden.

Eine während der Sperrfrist ausgesprochene Kündigung seitens Arbeitgeber ist nichtig. Wurde sie ausgesprochen, bevor die Arbeitsunfähigkeit eingetreten ist, ist sie zwar gültig, die Kündigungsfrist wird jedoch um die Sperrfrist aufgeschoben bzw. unterbrochen. Nach Ablauf der Sperrfrist läuft die Kündigungsfrist weiter, bis die gesamte Dauer abgelaufen ist.

Die Sperrfrist wird pro Ereignis ausgelöst. Verunfallt beispielsweise eine kranke Person während der Kündigungsfrist oder tritt eine neue Krankheit auf, löst dies eine neue Sperrfrist aus, die dann parallel zur Sperrfrist der ersten Krankheit läuft. Die Kündigungsfrist wird so lange aufgeschoben bzw. unterbrochen, bis die längere Sperrfrist abgelaufen ist. Sind sowohl Sperr- als auch Kündigungsfrist abgelaufen, endet das Arbeitsverhältnis gemäss Gesetz per Ende des angebrochenen Monats.

Ausfälle von Mitarbeitenden führen regelmässig dazu, dass verbleibende Mitarbeitende zusätzliche Aufgaben übernehmen müssen. Dies erhöht das Risiko einer Überlastung und weiterer Absenzen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger, ist es dem Arbeitgeber deshalb nicht immer möglich, die Stelle des Arbeitsunfähigen monatelang freizuhalten.

Entscheidet sich der Arbeitgeber, das Arbeitsverhältnis zu beenden, ist es ratsam, mit dem Arbeitnehmenden zunächst das Gespräch zu suchen, ihn über die Beendigung zu informieren und allenfalls bereits die Abwicklungsmodalitäten zu besprechen, bevor die Kündigung per Einschreiben versandt wird.

Allenfalls besteht seitens des Arbeitnehmers der Wunsch einer einvernehmlichen Auflösung des Arbeitsverhältnisses in Form einer Aufhebungsvereinbarung oder er wünscht seinerseits, das Arbeitsverhältnis zu kündigen. Eine Arbeitnehmerkündigung löst keine Sperrfristen aus. Die Kündigung des Arbeitnehmers ist auch bei Arbeitsunfähigkeit gültig.

Der Arbeitgeber ist ferner verpflichtet, den Arbeitnehmenden frühzeitig vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses über die versicherungsrechtlichen Konsequenzen des Austritts, beispielsweise in Bezug auf berufliche Vorsorge, Unfall- und Krankentaggeldversicherung, hinzuweisen.

Wann endet die Lohnfortzahlungspflicht?

Das Obligationenrecht sieht in Art. 324 vor, dass die Arbeitgeberin der Arbeitnehmerin für eine beschränkte Zeit Lohn zu entrichten hat, wenn die Arbeitnehmerin aus Gründen, die in ihrer Person liegen, ohne ihr Verschulden an der Arbeitsleistung verhindert ist. Voraussetzung dabei ist, dass das Arbeitsverhältnis länger als drei Monate dauerte oder für eine längere Zeit eingegangen wurde. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Arbeitgeberin auch bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses Lohnfortzahlung leisten muss. Gesetzlich gilt bei einer Krankheit eine Lohnfortzahlungspflicht von 100 Prozent nach Art. 324a OR. Bei Unfall gilt die Pflicht nach Art. 324b OR, die lediglich 80 Prozent Ersatzleistung vorsieht. Der Grund für diese unterschiedlichen Regelung liegt darin, dass eine Unfallversicherung zwingend abgeschlossen werden muss, während der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung freiwillig ist.

Die Dauer der gesetzlichen Lohnfortzahlung hängt vom Dienstalter ab. In der Praxis wird dies durch Skalen präzisiert, die die Lohnfortzahlungsdauer pro Dienstjahr vorgeben. Es gibt die Basler, Zürcher und Berner Skala. Je länger eine Mitarbeiterin im Unternehmen tätig ist, desto länger dauert die Lohnfortzahlungspflicht der Arbeitgeberin. Bei Mitarbeitenden mit wenigen Dienstjahren kann es daher vorkommen, dass die Lohnfortzahlung vor dem Ablauf des Arbeitsverhältnisses endet. Bei langandauernder Arbeitsunfähigkeit kann es zudem sein, dass die Lohnfortzahlungspflicht endet, die Arbeitnehmerin jedoch weiterhin angestellt ist, wenn die Arbeitgeberin das Arbeitsverhältnis nicht vorher kündigt. Diesfalls kann bei einem Dienstjahrwechsel erneut ein beschränkter Anspruch auf Lohnfortzahlung entstehen.

Häufig versichern Arbeitgebende das Risiko «Krankheit» mittels einer Krankentaggeldversicherung, die bis 730 Taggelder leistet. Ist die Versicherung mindestens gleichwertig zur gesetzlichen Lösung, kann schriftlich vereinbart werden, dass in den ersten Krankheitstagen keine Lohnfortzahlung geschuldet ist oder dass die Lohnfortzahlung ab Beginn auf 80 anstatt 100 Prozent des versicherten Lohnes reduziert wird.

Wie werden Lohnfortzahlung und Taggeld koordiniert?

Fallen Taggeld und Lohnfortzahlung zusammen, kommen auf die Arbeitgeberin einige Rechenaufgaben zu. Während der Arbeitsunfähigkeit gilt es, die Lohnfortzahlungshöhe und -dauer zu berechnen. Kommt ein Versicherungstaggeld dazu, ist dieses mit der Lohnfortzahlung zu koordinieren, sodass sowohl die Arbeitgeberin als auch die Versicherung jeweils ihre gesetzlichen und/oder vertraglichen Pflichten erfüllt.

Die Unterscheidung zwischen Lohnfortzahlung und Versicherungstaggeld in der Lohnabrechnung ist wichtig, da auf ersterer Sozialversicherungsbeiträge geschuldet sind, auf letzterem jedoch nicht.

Weiter sind die verschiedenen Fristen festzuhalten und deren Ablauf zu überwachen (siehe Tabelle unten).

Ob die Arbeitgeberin neben dem Versicherungstaggeld weiterhin zur Lohnfortzahlung verpflichtet ist und damit eine Koordination erforderlich wird, hängt ab von Faktoren wie der Lohnhöhe, den versicherten Leistungen, den vertraglich zugesicherten Arbeitgeberleistungen und der Ausfalldauer. Es empfiehlt sich, die Arbeitsverträge bzw. Personalreglemente sehr präzise und klar zu formulieren und mit den Versicherungspolicen abzustimmen. Verschiedene Abrechnungspraxen, wie etwa die Reduktion der Lohnfortzahlung bei Krankheit oder der Nettolohnausgleich, bedingen eine schriftliche Vereinbarung, um rechtmässig zu sein.

Wie erfolgt die Verrechnung von Lohnfortzahlung und IV-Rente?

Wenn die Invalidenversicherung eine Invalidenrente gewährt, geschieht dies meist rückwirkend, da die Abklärungen mehr Zeit benötigen als die Wartefrist dauert. Die betroffene Person erhält dann eine Einmalauszahlung der rückwirkend gesprochenen Renten. Grundsätzlich können Leistungen von Sozialversicherungen nicht abgetreten oder verpfändet werden. Solche Vertragsbestimmungen wären nichtig. Eine Ausnahme bildet die Nachzahlung an bevorschussende Dritte nach Art. 20 ATSG (Allgemeiner Teil Sozialversicherungsgesetze).

Daher wird die Rentenverfügung allen Parteien zugestellt, die möglicherweise Vorschusszahlungen geleistet haben. Dazu gehören insbesondere die Arbeitgebenden und die Taggeldversicherungen. Eine Arbeitgeberin kann mit einem Verrechnungsantrag (Formular 318.183) Lohnzahlungen mit der rückwirkend bezahlten IV-Rente verrechnen lassen, sodass sie einen Teil des Geldes erhält und der Mitarbeitende nicht doppelt entschädigt wird. Voraussetzung ist, dass im Zeitraum der rückwirkenden Renten Lohnfortzahlung geleistet wurde.

Wurden im gleichen Zeitraum jedoch Taggelder bezahlt, bleibt für die Arbeitgeberin meist wenig bis nichts zur Verrechnung übrig. Denn Taggeldversicherungen haben bei der Verrechnung Vorrang.

Laufende Renten werden immer an die betroffene Person ausgerichtet, sodass die Arbeitgeberin selbst klären muss, was sie dem Mitarbeitenden noch schuldet.

Welche Fristen sind bei Langzeitabsenzen zu beachten?

Arbeitgebende haben die Fürsorgepflicht, die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen und lange Arbeitsunfähigkeiten zu begleiten. Dazu gehört die Überwachung relevanter Fristen:

 

Welche Rolle spielen Prävention und Begleitung?

Arbeitgebende können massgeblich zum Wohlbefinden ihrer Mitarbeitenden beitragen - und das nicht erst, wenn gesundheitliche Probleme auftreten.

Während Unfallverhütung bei physischen Tätigkeiten im betrieblichen Alltag fest verankert ist, sind insbesondere psychische Erkrankungen schwerer greifbar und oft stigmatisiert. Untersuchungen zeigen, dass viele psychisch bedingte Erkrankungen auch mit dem Arbeitsumfeld in Zusammenhang stehen. Dies führt nicht nur bei den Betroffenen, sondern oft auch seitens Unternehmen, bei Führungskräften, zu Unsicherheiten und Überforderung.

Eine begleitende Sozialberatung hilft, indem sie einen lösungsorientierten Weg aufzeigen und zur Entlastung aller Beteiligten beitragen kann - in guten Zeiten wie auch in schwierigen Situationen. Das schafft eine Atmosphäre der Sicherheit, die sich positiv auf alle Mitarbeitenden auswirkt.