Strukturiertes Gehaltssystem

Der Schlüssel zu Lohngerechtigkeit und Arbeitgeberattraktivität

Die Gewinnung von qualifiziertem Personal stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. In Zeiten des Fachkräftemangels und zunehmender Konkurrenz auf dem Arbeitsmarkt wird es immer wichtiger, die besten Mitarbeitenden anzuziehen und langfristig zu binden.

Wovon hängt die Attraktivität einer Arbeitgeberin ab?

Ein strukturiertes und faires Gehaltssystem ist dabei ein Schlüsselelement. Dies zeigt die unten aufgeführte Abbildung einer allgemeinen Bedürfnishierarchie von Mitarbeitenden in Anlehnung an die Maslow-Pyramide. Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden bauen aufeinander auf: Die Grundbedürfnisse auf den Stufen 1 und 2, wie Gehalt, Arbeitsplatzsicherheit und Gerechtigkeit, bilden die Basis. Erst wenn diese erfüllt sind, wird die nächste Bedürfnisstufe angegangen. Werden die Grundbedürfnisse vernachlässigt, bleibt die Erfüllung der nächsten Stufe unerreichbar. Deshalb ist es entscheidend, in den Analysen der Gehaltssysteme und Lohnprozesse sämtliche Stufen zu berücksichtigen. Ein umfassendes Gehaltssystem bildet das Fundament, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden systematisch zu berücksichtigen und die Attraktivität als Arbeitgeberin zu stärken.

Der Wunsch der Mitarbeitenden nach Transparenz bei Gehältern hat zugenommen, und es zeigt sich, dass stärker kommuniziert und verglichen wird. Der Druck auf die Arbeitgeber steigt.

Wie lassen sich schwierige Lohnentscheide effektiver bewältigen?

Lohnentscheide können für Führungskräfte und HR-Verantwortliche herausfordernd sein. Viele Faktoren müssen berücksichtigt werden. Die Gehälter sollen sowohl marktkonform als auch intern fair sein: Einerseits äussern Bewerbende ihre Gehaltsforderungen, andererseits sollten bestehende Mitarbeitende nicht übergangen werden. Immer mehr Unternehmen suchen angesichts dieser Anforderungen nach wirksamen Instrumenten und Methoden, die sie bei Lohnentscheiden unterstützen. Wer regelmässig mit solchen Problematiken konfrontiert ist, profitiert erheblich davon, sich intensiv mit der Lohnstruktur und den zugrundeliegenden Lohnprozessen auseinanderzusetzen. Eine fundierte Auseinandersetzung mit der Gehaltsstruktur kann dazu beitragen, faire und transparente Entscheidungen zu treffen, die sowohl den Unternehmenszielen als auch den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden.

Welche Rolle spielt die Funktion bei der Lohnfestlegung?

Die ausgeübte Funktion ist das Hauptkriterium bei der Lohnfestlegung. Beim Aufbau einer Lohnsystematik sollten sich Unternehmen zunächst eine Übersicht darüber verschaffen, welche Funktionen in ihrer Organisation vorhanden sind. Dabei ist entscheidend, nicht nur die Funktionsbezeichnung, sondern vor allem den Inhalt der Funktion genau zu betrachten. Welche Aufgaben sind mit der Funktion verbunden und wie anspruchsvoll sind diese? Welche Verantwortung bringt die Funktion mit sich? Welche Anforderungen werden an Kandidatinnen und Kandidaten gestellt?

Wichtig ist zudem eine von der aktuellen Stelleninhaberin oder dem aktuellen Stelleninhaber losgelöste Betrachtung. Das heisst, es zählt in dieser Betrachtung nicht, welche Ausbildung die aktuelle Buchhalterin hat, sondern welche Qualifikationen das Unternehmen generell von einer Person in dieser Funktion erwartet. Dadurch wird eine objektive Beurteilung möglich.

Anschliessend kann ein interner Vergleich gezogen werden. Welche Funktionen sollten ähnlich oder gleich entlohnt werden? Warum wird eine Funktion besser entlohnt als eine andere? Die Funktion definiert einen Rahmen für die Lohnfestlegung, beispielsweise ein Lohnband mit einem Minimal- und Maximalbetrag. Nebst dem internen Vergleich ermöglicht eine Funktionsübersicht und -beschreibung auch den externen Marktvergleich. Nur wenn der Inhalt der Funktion klar ist und die Funktionen abgegrenzt sind, kann sichergestellt werden, dass Gleiches mit Gleichem verglichen wird.

Welche weiteren Kriterien sollten bei Lohnentscheiden berücksichtigt werden?

Die Funktion definiert einen Rahmen für die Lohnfestlegung, doch die genaue Positionierung innerhalb dieses Lohnrahmens stellt die nächste Herausforderung dar. Häufige Einflussfaktoren sind das Alter, relevante Berufserfahrung sowie die Leistung und das Verhalten am Arbeitsplatz. Weitere Gründe für eine höhere Entlohnung können eine Zusatzverantwortung oder eine relevante Aus- oder Weiterbildung sein, die über die gestellten Anforderungen hinausgeht.

Eine universale Lösung für das ideale Lohnsystem gibt es jedoch nicht. Die Lohnpolitik ist ein strategischer Entscheid, der die Positionierung des Unternehmens widerspiegelt und mit den Bedürfnissen und der Philosophie der Organisation in Einklang stehen sollte.

Wie lässt sich feststellen, ob das gewählte Gehaltssystem funktioniert?

Die Lohngerechtigkeit innerhalb eines Unternehmens kann durch eine externe Analyse der Lohnstruktur geprüft werden. Verschiedene Anbieter führen solche Analysen durch, meist mit einem Fokus auf die Lohndiskriminierung zwischen den Geschlechtern. BDO hat sich in diesem Zusammenhang für eine Partnerschaft mit der Fair-ON-Pay Association entschieden (mehr dazu hier).

Eine Lohngleichheitsanalyse liefert nicht nur Einblicke in geschlechtsbezogene Lohnunterschiede, sondern identifiziert auch Ausreisser und inkonsistente Entscheidungen. Somit wird Optimierungspotenzial in der Organisations- und Gehaltsstruktur aufgezeigt.

Wie kann eine Lohngleichheitsanalyse zur Standortbestimmung der Lohngerechtigkeit beitragen?

Eine Lohngleichheitsanalyse dient nicht nur der Validierung der Lohnsystematik, sondern auch der Standortbestimmung im Bereich Lohngerechtigkeit. Aktuelle Daten von Fair-ON-Pay zertifizierten Unternehmen zeigen deutlich, dass die Lohndifferenz zwischen den Geschlechtern keine blosse Vermutung, sondern Realität ist (vgl. Artikel Geschlechtsspezifische Lohndifferenzen - ein Mythos?).

Eine Analyse durch Fair-ON-Pay überprüft objektiv die Situation im Unternehmen und liefert konkrete Hinweise auf Handlungsbedarf. Gleichzeitig stärkt sie das Vertrauen der Mitarbeitenden und potenzieller Bewerberinnen und Bewerber in die Fairness und Gerechtigkeit der Löhne, was das Employer Branding sowohl intern als auch extern unterstützt und dabei hilft, Talente anzuziehen und langfristig zu binden.

In 5 Schritten zum fairen Gehaltssystem

• Analyse der bestehenden Gehaltssystematik und -prozesse
  • Wie zufrieden sind wir und unsere Mitarbeitenden mit der bestehenden Gehaltssystematik?
  • Gibt es Aspekte, die angepasst und verbessert werden sollten?
  • Welche Ziele wollen wir mit dem Gehaltssystem erreichen?
• Funktionsanalyse
  • Inventar der bestehenden Funktionen
  • Strukturierung in einer Funktionsübersicht
• Externer Lohnbenchmark
  • Einholen von Marktzahlen
  • Vergleich und Analyse
• Gehaltssystem
  • Definition Lohnstruktur (z.B. Lohnbänder, Tabelle)
  • Festlegung Lohnprozesse (Ersteinstufung & Lohnentwicklung)
• Externe Überprüfung
  • Analyse der Lohnstruktur und der Lohngerechtigkeit, beispielsweise mit Fair-ON-Pay
  • Validierung und Optimierung des implementierten Gehaltssystems