Steuertipp Nr. 36 – Erstellung der Steuererklärung
Steuertipp Nr. 36 – Erstellung der Steuererklärung
Eines ist klar: Niemand würde die Steuerdeklaration als «Hobby» bezeichnen. Dennoch ist die Erstellung der Steuererklärung eine jährlich wiederkehrende, wichtige Aufgabe. Wie lässt sich diese unliebsame Pflicht erfolgreich anpacken? In diesem Artikel zeigen wir, auf welche Punkte Sie achten sollten.
Belege sammeln
Das klingt banal. Dennoch ist die lückenlose Zusammenstellung aller benötigter Belege einer der wichtigsten Punkte. Erfahrungsgemäss macht das Zusammensuchen der Nachweise in der Praxis oft Mühe. Es empfiehlt sich, alle steuerrelevanten Unterlagen während des Jahres in einem Ordner physisch oder elektronisch abzulegen, damit sie bei der Erstellung der Steuererklärung griffbereit sind. Belege sind auch deshalb wichtig, da steuermindernde Sachverhalte vom Steuerpflichtigen belegt werden müssen.
Eine gute Hilfestellung bei der Zusammenstellung der benötigten Belege bietet die Steuererklärung des Vorjahrs. Eine andere Möglichkeit besteht in der Durchsicht der Steuererklärung. Diese kann wie eine Check-Liste verwendet werden und man kann sich bei jeder Position die Frage stellen, ob hier eine Deklaration notwendig oder ein Abzug möglich ist.
Vollständigkeit der Steuererklärung
An sich selbstverständlich ist die Vollständigkeit der Steuererklärung. Die private Steuererklärung ist keine reine Selbstdeklaration wie zum Beispiel die Mehrwertsteuerabrechnung, sondern ein sogenanntes «gemischtes Verfahren». Der Steuerpflichtige hat die Pflicht zur Deklaration aller massgebenden Tatsachen, während die Steuerbehörde diese Angaben überprüft und den Steuerbetrag in der Veranlagungsverfügung festlegt. Obwohl keine reine Selbstdeklaration vorliegt, birgt dieses Verfahren seine Tücken.
Steuerabzüge
Wichtig für die Steuerpflichtigen ist es, alle Abzüge zu erkennen und geltend zu machen. Die Steuerabzüge haben wir im BDO Newsletter November 2021: «Steuertipp Nr. 33 - was Sie bei der Steuererklärung auf keinen Fall vergessen sollten - Steuerabzüge» im Detail dargestellt.
Vergessene Abzüge sind in der Regel steuerlich verloren. Wer nicht geltend gemachte Belege kurz nach Einreichung der Steuererklärung entdeckt, kann diese nachreichen. Nach Veranlagung hat der Steuerpflichtige, mittels Einsprache, noch 30 Tage Zeit, um eine Korrektur zu seinen Gunsten zu erreichen. Nach Ablauf der Einsprachefrist bleibt nur noch der Weg der Steuerrevision. Dazu muss der Steuerpflichtige nachweisen, dass die «neuen Tatsachen» erst im Nachhinein bekannt geworden sind und ihn am verspäteten Bekanntwerden kein Verschulden trifft. Dieser Nachweis dürfte in der Praxis wohl nur selten gelingen.
Vollständigkeit des steuerbaren Einkommens und Vermögens
Heikel kann es aber auch sein, Einkommensbestandteile nicht zu deklarieren. Siehe dazu BDO Newsletter März 2022: «Steuertipp Nr. 34 - Was Sie bei der Steuererklärung auf keinen Fall vergessen sollten - vollständige Steuerdeklaration»
Es empfiehlt sich, einen Vermögensvergleich zu erstellen, denn die Steuerverwaltung macht genau das, um die Vollständigkeit der Steuererklärung zu plausibilisieren. Dabei wird die Vermögensveränderung ins Verhältnis zum steuerbaren Einkommen gesetzt. Wenn die Veränderung nicht plausibel erscheint, wird die Steuerverwaltung anlässlich der Veranlagung nachfragen. Es ist besser, sich schon bei Einreichung der Steuererklärung die Frage zu stellen, ob die Vermögensveränderungen erklärbar sind.
Zahlungen an und Verträge mit Angehörigen und Nahestehenden
Geschäftsvorfälle mit Banken, Pensionskassen oder externen Dienstleistern sind in der Regel durch Belege, Rechnungen, Kontoauszüge und dergleichen belegt. Bei Sachverhalten im Zusammenhang mit Freunden, Angehörigen und Nahestehenden ist das oft nicht der Fall. Dadurch besteht die Gefahr, dass diese Faktoren nicht erkannt und in der Folge nicht oder nicht übereinstimmend deklariert werden. An folgende Punkte ist unter anderem zu denken:
- Darlehen von und an Familienangehörige oder andere Privatpersonen: Ein Vertrag und ein jährlicher Zins- und Kapitalausweis sind zu empfehlen.
- Leistungsaustausch mit der eigenen Gesellschaft: Bei kleineren Gesellschaften werden viele Rechtsgeschäfte zwischen der Gesellschaft und dem Hauptaktionär oder der einzigen Aktionärin abgeschlossen. Dieselbe Person unterzeichnet somit für die Gesellschaft und für sich selbst (sogenannte Insichgeschäfte). Artikel 718b OR verlangt, dass alle derartigen Rechtsgeschäfte, bei denen der Wert von 1'000 Franken überschritten wird, schriftlich zu dokumentieren sind. Dies wird in der Praxis häufig vergessen und kann zu einem Haftungsrisiko werden. Bei fehlenden Verträgen kann der Nachweis gegenüber den Steuerbehörden verunmöglicht oder erschwert sein.
- Erbengemeinschaften oder einfache Gesellschaften: Es empfiehlt sich, einen gemeinsamen Vertreter zu bestimmen, der die zu deklarierenden Faktoren für alle Mitglieder der einfachen Gesellschaft aufbereitet. Die meisten Kantone stellen entsprechende Formulare zu Verfügung.
- Alimente für den geschiedenen oder getrennten Ehehatten oder Kinder: In der Praxis gibt es immer wieder Meinungsverschiedenheiten bezüglich der zu deklarierenden Faktoren. Es empfiehlt sich, ein gemeinsames schriftliches Detail als Basis für die betreffenden Steuererklärungen zu erstellen.
- Dividenden von eigenen Gesellschaften: Bei KMU werden oft keine Dividendenausweise erstellt. Dies kann bei gewissen Aktionären zur Nichtdeklaration führen. In der Folge kann dies allenfalls zur Verweigerung der Verrechnungssteuerrückerstattung führen.
Wertschriftenverzeichnis
Im Wertschriftenverzeichnis sind die Vermögenserträge aus dem weltweiten beweglichen Vermögen zu deklarieren. Darunter fallen Zinsen aus Guthaben jeder Art gegenüber Banken, Versicherungen oder Privaten, Dividenden sowie Liquidationsüberschüsse, Einkünfte aus der Veräusserung oder Rückzahlung von Obligationen mit überwiegender Einmalverzinsung, Einkünfte aus Anteilen an Anlagefonds sowie Erträge aus rückkauffähigen Kapitalversicherungen mit Einmalprämie, sofern sie nicht der Vorsorge dienen.
Die korrekte Deklaration des Ertrags der beweglichen Vermögenswerte kann kompliziert und aufwendig sein. Bei grösseren Vermögen oder bei Veränderungen während des Jahres (Käufe und Verkäufe) empfiehlt es sich, ein (kostenpflichtiges) Steuerverzeichnis bei der Bank zu verlangen, damit die korrekte und vollständige Deklaration gewährleistet ist.
Prävention von steuerlichen Herausforderungen
Vermeidung von geldwerten Leistungen bei Kapitalgesellschaften
Wichtig im Zusammenhang mit einer Kapitalgesellschaft ist es, sich und Nahestehende im Wirtschaftsverkehr so zu behandeln, wie unbeteiligte Dritte (Dealing at arm's length). Vorteilszuwendungen, verdeckte Gewinnausschüttungen, Gewinnvorwegnahmen oder geldwerte Leistungen sind unterschiedliche Bezeichnungen für Leistungen der Gesellschaft an den oder die Beteiligten, die ausschliesslich aufgrund des Beteiligungsverhältnisses erbracht werden. Es handelt sich daher um Leistungen, die in dieser Art und Weise nicht an einen Dritten erbracht werden, d.h. nicht drittkonform sind.
Man muss sich bewusst sein, dass die Steuerverwaltung die Beziehungen zwischen der Gesellschaft und der Privatperson genau beobachtet und prüft, ob geldwerte Leistungen vorliegen. Wenn dies der Fall ist, können Nach- und Strafsteuern bei der Gesellschaft und der Privatperson resultieren und es stellt sich die Frage, ob Verrechnungssteuern geschuldet und erstattungsfähig sind.
Geldwerte Leistungen können viele Ausprägungen haben: Die Gewährung von zinslosen oder unangemessenen Darlehen, der Geschäftswagen für die nicht oder nur marginal mitarbeitende Ehefrau, mehr als ein Geschäftswagen für den Inhaber, Luxusfahrzeuge, die Übernahme eines Leasingfahrzeugs zum Leasingrestkaufpreis statt zum Verkehrswert in das Privatvermögen des Aktionärs oder die Verbuchung von Privataufwand bei der Gesellschaft.
Konsequente Trennung von Privat- und Geschäftsvermögen bei Selbstständigerwerbenden
Die konsequente Trennung von Privat- und Geschäftsvermögen ist auch bei Selbstständigerwerbenden sehr wichtig. Im Grunde gelten die oben erwähnten Punkte daher auch bei Selbstständigerwerbenden. Vermögenswerte, die privat und geschäftlich genutzt werden (z.B. Fahrzeuge oder Liegenschaften) sind dem Bereich zuzuordnen, welchem sie vorwiegend, d.h. zu mehr als 50 Prozent, dienen (sogenannte Präponderanzmethode). Bei überwiegend geschäftlich genutzten Vermögenswerten ist die Verbuchung im Geschäftsvermögen korrekt. Im Gegenzug ist dem Inhaber oder der Inhaberin ein angemessener Privatanteil zu belasten. Bei gemischt verwendeten Liegenschaften ist eine angemessene Miete zu verbuchen. Entnahmen aus dem Geschäfts- ins Privatvermögen müssen zum Verkehrswert erfolgen.
Auch bei Selbstständigerwerbenden sind mit Vorteil schriftliche Belege für wesentliche Geschäftsvorfälle zu erstellen. Die unregistrierte Entnahme von Geld aus der Kasse bei Ladengeschäften ist zu vermeiden, auch wenn Ende Jahr das dadurch entstehende «Defizit» der Kasse dem Privatkonto belastet wird. Private Auslagen sollten nicht der Firma belastet werden, auch wenn die Verbuchung korrekt auf dem Privatkonto erfolgt. Dadurch entstehen Fehlerquellen und die privaten und vertraulichen Vorgänge werden auf diese Weise aktenkundig. Ein Selbstständigerwerbender sollte die für den Lebensunterhalt erforderlichen Mittel nach Möglichkeit auf ein privates Bankkonto überweisen und dort seine Privatzahlungen abwickeln.
Fazit
Die Steuererklärung kann eigenständig erstellt oder an eine Fachperson delegiert werden. Letzteres macht insbesondere dann Sinn, wenn die Steuerdeklaration aufwendig ist, man die erforderlichen Kenntnisse nicht hat, die Zeit fehlt oder wenn die Steuern einen hohen Betrag ausmachen und sichergestellt sein soll, dass die Steuererklärung korrekt erstellt ist und die Abzüge vollständig sind.
Die Erstellung einer Steuererklärung ist kein «kreativer Prozess», sondern die Abarbeitung der Fakten des abgelaufenen Steuerjahrs. Für die Steueroptimierung entscheidend ist es, die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen. Kreativität ist also eher bei der Steuerplanung gefragt — hier liegt oft sehr viel Optimierungspotenzial, das wir gerne gemeinsam mit Ihnen aufdecken.
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