Von AbaScan zu AbaScan Pro – Hochmoderne Deep-Technologie für mehr Effizienz

Kernpunkte des Artikels
 

Wir Menschen tendieren dazu, uns stetig weiterzuentwickeln, eine Software ebenfalls. Im Gegensatz zu uns Menschen, die unser lebenslanges Lernen selbst steuern können, konnte eine Software lange Zeit nur durch gezielte Programmierung neue Funktionen erlernen. Doch das hat sich in den letzten Jahren bekanntlich geändert – heute kann eine Software eigenständig dazulernen, ähnlich wie wir aus unseren Erfahrungen. Damit auch die Abacus-Software diese Fähigkeit nutzen kann, müssen bestimmte Programme auf eine neue Basis gestellt werden.

Bisher funktionierte Abacus in einem eigenen «Universum» – entweder auf dem firmeneigenen Server oder in einem geschützten Bereich in der Cloud. Natürlich gibt es auch Lösungen mit Schnittstellen zu anderen Systemen. Mit AbaScan Pro wird Abacus nun jedoch mit einem externen Server verbunden: Die DeepCloud, welche von Abacus entwickelt wurde. Hier analysiert und verarbeitet AbaScan Pro die Belege und übergibt sie anschliessend an Ihr Abacus-System zur weiteren Verarbeitung. Die Dokumente werden nach der Verarbeitung direkt in der DeepCloud gelöscht, sodass keine Daten auf der Cloud verbleiben. Die bisherige Scanning-Funktion in Abacus wird damit abgelöst.

Für IT-Verantwortliche ist die Sicherheit eines IT-Systems heute besonders wichtig ist. Deshalb wurde die DeepCloud sorgfältig abgesichert: Die Hosting-Lösung läuft ausschliesslich auf kontrollierten Servern in der Schweiz und ist sowohl ISO 27001:2013 als auch ISO 9001 zertifiziert. Dank des Einsatzes des HTTPS-Protokolls werden alle übertragenen Daten verschlüsselt.

Für Anwender sind andere Fragen relevant:

Warum wird das bisher bewährte AbaScan ersetzt?

• Die neue Deep-Technologie ermöglicht präzisere Datenanalysen im Vergleich zum klassischen AbaScan.
• Pro Geschäftsfall können Vorschlags-Sets für Kreditoren erstellt und angewendet werden. Diese Sets erhöhen die Effizienz bei Belegen, die immer die gleiche Kontierung aufweisen, unabhängig des Lieferanten.
• Die Belegerkennung wird in der DeepCloud kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert, sodass Nutzer sofort von diesen Fortschritten profitieren.
• Mit der Advanced Box ist eine detailgenaue Erkennung von Positionen möglich, und der Einsatz von Deep Flow erlaubt eine gezielte Belegzuweisung.

Was wird für AbaScan Pro benötigt?

Sie benötigen lediglich eine AbaScan-Lizenz, die Sie bereits haben, wenn Sie Belege digitalisieren, sowie eine Anbindung an die DeepBox in der DeepCloud.

Wie läuft die Umstellung ab?

Wir vereinbaren einen Termin, an dem Sie gemeinsam mit Ihrem Abacus-Berater oder ihrer Abacus-Beraterin von BDO die Einrichtung vornehmen. Ihre DeepBox wird eröffnet und mit Ihrem Abacus-System verbunden. Anschliessend erfolgt eine Grundeinrichtung der DeepBox und Abacus, inklusive der Einbindung des Ordners, in dem bisher die gescannten Rechnungen gespeichert wurden. Eine kurze Anwenderschulung ist ebenfalls Teil der Einrichtung. Bei mehreren Abacus-Mandanten oder Geschäftsbereichen werden weitere Boxen in Ihrer DeepBox auf der DeepCloud angelegt und verbunden. Die gesamte Umstellung und Einrichtung erfolgt innerhalb eines Tages, abhängig von der Anzahl der Mandanten und Geschäftsbereiche. Sollten Sie bereits einen Business Process (BPE) für die automatische Übermittlung der Lieferantenrechnungen per E-Mail nutzen, werden wir diesen ebenfalls neu einrichten.

Entstehen zusätzliche Kosten für die DeepBox?

Nein, für die AbaScan Pro Box fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten an – selbst dann nicht, wenn mehrere Mandanten oder Geschäftsbereiche in Ihrer DeepBox verwaltet werden.

Wer zusätzliche Funktionen der DeepCloud nutzen möchte, kann auf die Advanced Box upgraden. Diese bietet erweiterte Möglichkeiten zur Positionserkennung und ermöglicht mit Deep Flow massgeschneiderte Belegabläufe. Die Advanced Box ist kostenpflichtig und wird nach dem «Pay per use»-Prinzip abgerechnet. Es gibt eine Monatsgebühr pro DeepBox, jeweils pro Mandant oder Geschäftsbereich, sowie eine Gebühr pro verarbeitetem Beleg. Falls Sie eine Berechnung benötigen, können Sie das Berechnungstool auf der Homepage der DeepCloud nutzen, um die Kosten für Ihr Unternehmen individuell zu kalkulieren: https://calculator.deepcloud.swiss/ Wie bereits erwähnt, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen, um den Wechsel von AbaScan  zu AbaScan Pro zu koordinieren und durchzuführen. Dieser Wechsel betrifft zunächst alle Kundinnen und Kunden mit der Version 2024. Diejenigen mit älteren Abacus-Installationen werden nach einem Update auf die aktuelle Version ebenfalls umgestellt. Dies ermöglicht es Ihnen, sich zunächst an die neue Version zu gewöhnen, bevor wir gemeinsam den nächsten Schritt in Richtung Zukunft gehen.

Wir freuen uns darauf, diesen Weg mit Ihnen zu gehen!