Abacus Jahresendverarbeitung Lohn

Kernpunkte des Artikels
 

1 | Ausgangslage

Die nachfolgenden Informationen beziehen sich auf die Abacus Versionen 2023 und 2024.

Es ist nach wie vor so, dass nur mit zwei offenen Kalenderjahren im Lohn gearbeitet werden kann. Mit der Eröffnung des zweiten Jahres können frühzeitig Mutationen in den Lohndaten für das Folgejahr erfasst werden. Gleichzeitig erlaubt die Führung von zwei offenen Jahren auch die Verarbeitung von Salären im neuen Jahr bei gleichzeitig rückwirkender Auszahlung von Spesen, Partnersalären usw. für das abgelaufene Kalenderjahr.

Die Funktion «Jahr **** provisorisch abschliessen» beendet die Erstellung von Perioden im betroffenen Kalenderjahr. Diese Einschränkung kann jederzeit mit der Funktion «Jahr **** wieder eröffnen» rückgängig gemacht werden.

Die Funktion «Jahr **** definitiv abschliessen» beendet die Erfassung unwiderruflich im entsprechenden Kalenderjahr.

2| Software-Voraussetzungen

2.1 Grenzgänger-Meldung für Italien aufgrund des neuen Grenzgängerabkommens ab dem 17. Juli 2023

Für die Arbeitskantone Graubünden, Tessin und Wallis wurde eine neue Grenzgänger-Meldung für Italien eingeführt. Die Auslieferung der Anpassungen im Bereich des Personalstamms, der Plausibilisierung, der Auswertung und der ELM-Schnittstelle erfolgt wie folgt: 

• Version 2023 Servicepack vom 15.11.2024
• Version 2024 Servicepack vom 15.09.2024

Zusätzlich gibt es im L31 Personalstamm neue Felder zum Abfüllen:



Die Auswertung L2953 «Grenzgänger Meldung» ist im Standard vorhanden.

Die «Grenzgänger-Meldung Italien» steht im L2995 ELM-Übermittlung zur Verfügung.

2.2 Rentenfreibetrag wählbar ab 2024

Seit dem 1. Januar 2024 besteht für Erwerbstätige im Referenzalter die Möglichkeit, auf den Rentenfreibetrag zu verzichten. Um dies für die Berechnung zu berücksichtigen, wurde ein neues Feld in den Versicherungseinstellungen geschaffen:
 

Mit oder ab den folgenden Versionen bzw. Service-Pack ist das neue Feld «Rentenfreibetrag» bereits in Abacus integriert:

• Version 2022, SP 15.03.2023
• Version 2023, SP 15.06.2023
• Version 2024
   

Weitere Informationen zur AHV-Revision 21 finden Sie unter folgendem Link: AHV21  - Übersicht.
 

3 | Allgemeine Vorbereitungsarbeiten

Diese Arbeiten können vor dem Jahresende erledigt bzw. vorbereitet werden, vorzugsweise im Laufe des Monats Dezember.

3.1 Für das neue Lohnjahr

	V2023	V2024		erledigt
Neue Prämiensätze			Organisieren Sie die neuen Prämiensätze und Ansätze zu den Versicherungen. Die neuen Sozialversicherungskennzahlen finden Sie im Anhang unter Kapitel 6.
AHV, IV, EO, FAK			Organisieren Sie die Akontorechnung für das neue Jahr, um die Prozentsätze festzulegen.
UVG, UVGZ, KTG			Halten Sie die Mitteilung der Versicherung bereit und fordern Sie gegebenenfalls ein neues ELM-Profil an.
BVG			Erledigen Sie die Lohnmeldung für das neue Jahr.
Tabellen	L421		Ermitteln Sie die neuen Ansätze für firmenspezifische Tabellen.
Lohnanpassungen	L32		Die Lohnanpassungen für das neue Jahr müssen bekannt sein (z.B. Monatslöhne, Stundenlöhne, BVG usw.)
Firmenstammfelder	L444		Überprüfen Sie alle Werte.

3.2 Für das vergangene Lohnjahr

	V2023	V2024		erledigt
Lohnausweis -einstellungen	L414		Überprüfen Sie die Lohnartenzuordnung: Sind alle Lohnarten korrekt den Lohnausweisziffern zugeordnet?
	L31		Haben alle Mitarbeitenden die korrekte Lohnausweisvorlage hinterlegt? Tipp: Erstellen Sie eine Auswertung in L351 mit freier Selektion nach Lohnausweisvorlage 0.
	L446		Passen Sie gegebenenfalls die Lohnausweisvorlage an. Sind die korrekten Bemerkungen in den Lohnausweisvorlagen vorhanden? Sind die Bedingungen in den Bemerkungen des Lohnausweises korrekt?
Familienzulagen	L414		Sind alle Lohnarten korrekt den Familienzulagen zugeordnet?
ELM 5.0 Vorbereitung im Personalstamm	L31		Stellen Sie sicher, dass bei jedem Mitarbeitenden eine AHV-Nummer für die ELM-Übermittlung hinterlegt ist. Es muss mindestens der Haken «AHV-Nummer unbekannt» gesetzt sein.
ELM 5.0 Ausgleichskasse	L431		Überprüfen Sie unter dem Tab «Meldung an Ausgleichskasse» in den Versicherungseinstellungen, ob die aktuelle UVG- und BVG-Versicherung mit dem entsprechenden «Gültig ab»-Datum hinterlegt wurde.
Grenzgänger-Meldung Italien (nur für Arbeitskantone GR, TI, VS)	L31		Im Tab «Quellensteuer»: Stellen Sie das Feld «Grenzgänger Meldung Italien» bei Bedarf auf «Aktiv» und pflegen Sie folgende Felder: «Grenzgänger seit», «Geburtsort/Geburtsstaat» und «Steueridentifikationsnummer IT»
Abrechnungsdaten		L562	Für das Jahr 2024, nach dem Dezemberlohnlauf und vor dem Abschluss: Verwenden Sie das neue Hilfsprogramm zur Kontrolle der «Vollständigkeit der Abrechnungsdaten» und der «AHV/ALV-pflichtigen Lohnsumme». Bereinigen Sie bei Bedarf die Daten in einem Zusatzlohnlauf. (Beachten Sie das Informations-Icon zur Hilfe.)
Mitarbeitende mit nicht monatlichen Auszahlungen	L221		Überprüfen Sie im Dezember oder bei Austritt im aktuellen Jahr die Sozialversicherungsgrenzen. Erstellen Sie gegebenenfalls mit dem Dezemberlohn eine Schlussabrechnung.

4 | Jahresendarbeiten

Diese Arbeiten sollten erledigt werden, sobald alle Lohnbestandteile für das vergangene Jahr abgerechnet sind.

4.1 Vorbereitungen für das neue Lohnjahr 2025

V2023	V2024			erledigt
L56	L561	Definitiver Jahresabschluss	Es können höchstens zwei Jahre im Lohn offen sein. Schliessen Sie daher das Jahr 2023 definitiv ab. Setzen Sie in V2023 ein Häkchen bei «Kontrolle der Vollständigkeit der Abrechnungsdaten».
L56	L561	Neues Jahr eröffnen	1. Klicken Sie auf «Jahr 2025 eröffnen» und fahren Sie fort. 2. Lohnwerte - In V2024 wählen Sie für die Zeitachse «Ja, nur für aktive Mitarbeiter». - Wenn alle Lohnwerte ins neue Jahr übernommen werden sollen, müssen keine Selektionen vorgenommen werden. Wählen Sie nur die Lohnwerte aus, die nicht ins neue Jahr übertragen werden sollen. 3. Anschliessend erscheint die Frage «Wollen Sie die jahresabhängigen Tabellen ins neue Kalenderjahr kopieren?». Wenn Sie unsicher sind, beantworten Sie die Frage mit Nein und überprüfen vorgängig die Tabellen im L421. Im L423 können die Tabellen jederzeit nachträglich kopiert werden. Wichtig: Kopieren Sie nur eigene Tabellen ab Nr. 100! (Der Import von QST, KiZu-Tabellen wird im PT im L422 beschrieben). In V2024 wählen Sie für das Kopierverhalten «Tabellen mit Inhalt aktualisieren» beim ersten Kopieren. Wenn Tabellen bereits zu Testzwecken kopiert wurden, wählen Sie «Tabelle mit Inhalt ersetzen».
L441		Nationale Daten	Überprüfen Sie die Beiträge auf der Zeitachse 2025. Die neuen Sozialversicherungskennzahlen finden Sie im Anhang unter Kapitel 6. Erhöhen Sie das Referenzalter für Frauen auf 64 Jahre und 3 Monate.
L444		Firmenstammfelder	Überprüfen und passen Sie gegebenenfalls die Beträge auf der Zeitachse 2025 in den folgenden Bereichen an: - Firmenstammfelder - Abteilungsfelder - GB-Stammfelder
L432		Versicherungen	AK, FAK, UVG Prüfen und passen Sie gegebenenfalls die Beiträge und Versicherungsprofile in den verschiedenen Versicherungen auf der Zeitachse 2025 an.
			UVGZ, KTG Prüfen Sie auf der Zeitachse 2025 in den Bereichen UVGZ und KTG in der Registerkarte «Höchstlöhne» die Maximal-Beträge und in der Registerkarte «Beiträge» die Beitragssätze für Arbeitnehmer und Arbeitgeber und passen Sie diese gegebenenfalls an.
L431		Versicherungsvorschlag	Legen Sie bei Bedarf einen Versicherungsvorschlag mit der neuen Zeitachse an und passen Sie diesen gegebenenfalls an.
L381 (AbaConnect-Lizenz erforderlich)		Massenmutation Versicherungen	Führen Sie eine Massenmutation der Versicherungen im Personalstamm durch, wenn eine neue Versicherungsnummer oder ein neuer Versicherungscode vorliegen. Wenn Sie mit dem Lohnbudget arbeiten, ist eine Anpassung im Stellenstamm T118 erforderlich.
L32		Lohndaten	Überprüfen Sie die Lohndaten auf der Zeitachse 2025 und passen Sie diese gegebenenfalls an. Eine Auswertung der Lohndaten können Sie über das Programm L351 -> «Lohnwerte» durchführen. Tipp: Für allfällige Anpassungen der neuen Lohndaten für mehrere Mitarbeitende, wie beispielsweise Monatslohn, BVG-Beiträge, usw., verwenden Sie die Globalmutation im Programm L381 (sofern eine AbaConnect-Lizenz vorhanden ist).
L421		Tabellen	Eigene jahresabhängige Tabellen (ab Nr. 100) Überprüfen Sie die Tabellen auf der Zeitachse 2025 und passen Sie diese gegebenenfalls an.
L422		Tabellen QST importieren (Für Kundinnen und Kunden, die den Server auf der BDO Shared Cloud oder AbaWeb nutzen und die Zentraltabellen verwenden, wird dies durch BDO erledigt. Dies gilt auch für die Familienzulagen.)	Wenn Sie die Tabellen aller Kantone einlesen möchten, empfehlen wir Ihnen, die Tabellen von der Abacus-Webseite herunterzuladen. Falls Sie nur Tabellen einzelner Kantone benötigen, können Sie diese von der Webseite der Eidgenössischen Steuerverwaltung herunterladen. Eine detaillierte Anleitung zum Einlesen der QST-Tabellen finden Sie ebenfalls auf der Abacus-Webseite. Wichtig: Lesen Sie die Tabellen jedes Jahr neu ein!
L422		Tabellen Familienzulagen importieren	Die Tabellen für die Familienzulagen können ebenfalls auf der Abacus-Webseite bezogen und heruntergeladen werden.
L31		Personalstamm Versicherungscodes	Überprüfen Sie auf der Zeitachse 2025, ob bei allen Mitarbeitenden die korrekten Versicherungscodes hinterlegt sind.
L31		Rentenfreibetrag	Prüfen Sie in den Versicherungseinstellungen bei Mitarbeitenden, die das Referenzalter erreicht haben, den Rentenfreibetrag per 1. Januar. Soll kein Freibetrag berechnet werden, setzen Sie den Status auf «nicht anwenden».

4.2 Jahresdeklarationen für das vergangene Jahr

V2023	V2024			erledigt
L56	L561	Jahresabschluss	Schliessen Sie das Jahr 2024 provisorisch ab. V2023: Setzen Sie ein Häkchen bei der Kontrolle der Vollständigkeit der Abrechnungsdaten.
L2933		Lohnkonto	Hier kann für jede Mitarbeiterin und für jeden Mitarbeiter eine Auswertung inklusive einer Rekapitulation erstellt werden.
L29		Nationale Auswertungen	Erstellen und überprüfen Sie die verschiedenen Jahresendabrechnungen für AHV (L2911), FAK (L2941), UVG (L2921), UVGZ (L2922) und KTG (L2923).
L2915		AHV-Splitting erstellen	Negative, AHV-pflichtige Lohnsummen müssen ab ELM 5.0 zuerst auf das Vorjahr und das aktuelle Jahr aufgeteilt werden. Das aktuelle Jahr muss für die ELM-Übermittlung positiv sein.
L2995		Lohnmeldungen - ELM	Führen Sie eine elektronische Übermittlung der Lohndeklaration an die verschiedenen Versicherungsinstitutionen durch. Achtung: Seit der Version V2022 gibt es einen neuen ELM-Prozess für UVG, KTG und UVGZ! Standardmässig gibt es keine manuelle Freigabe im Versicherungs-portal mehr. Wenn Sie eine manuelle Freigabe im Versicherungsportal wünschen (z.B. für die manuelle Erfassung von Praktikanten etc.), muss die Meldung als «Unvollständig» übermittelt werden, siehe Ergänzungen zu L2995.
L2953		Grenzgänger-Meldung Italien auswerten	Bereiten Sie die Auswertung für die Arbeitskantone Graubünden, Tessin und Wallis vor und überprüfen Sie diese.
L2995		Grenzgänger-Meldung Italien übermitteln	Übermitteln Sie ELM nur für die Arbeitskantone Graubünden, Tessin und Wallis.
L2971		Lohnausweise aufbereiten	Setzen Sie unter «Kriterien» ein Häkchen bei «Bereits mutierte Felder neu aufbereiten».
L2977		Lohnausweis-Protokoll	Führen Sie eine Stichprobenkontrolle durch. Hier können Sie die genaue Zusammensetzung des Lohnausweises einsehen.
L2974		Lohnausweise ausgeben	Hier können die Lohnausweise ausgegeben werden (Empfehlung: Prüfen Sie jahresübergreifende Nachzahlungen). Tipp: Legen Sie aufbereitete Lohnausweise im Personaldossier ab.
L2995		Lohnausweise - ELM	Bei Kantonen, die dies vorsehen (Voreinstellung Abacus: BE, BS, FR, JU, LU, NE, SO, VD, VS), übermitteln Sie die Lohnausweise via ELM an die Steuerämter. Tipp: Korrekturen können ab der Version V2022 via ELM übermittelt werden.

Ergänzung zu L2995 Lohnmeldungen - ELM für Version V2022 und höher (unvollständig):

- Mit einem Häkchen versehen: Sie haben Zugang zur Webseite der Versicherung, um manuelle Eingaben zu ergänzen und die Bestätigung der Eingabe auszudrucken.
- Leer gelassen: Es erfolgt nur die Übermittlung ohne Absprung auf die Versicherungswebseite.

4.3 Bereinigungen nach Jahresabschluss

	V2023	V2024		erledigt
Datenbereinigung (Vorsicht!)	L583	L583	Löschen Sie Abrechnungsdaten, die älter sind als 10 Jahre. (Achtung: Erstellen Sie vorher eine Datensicherung).
	L31 L388	L31 L582	Löschen Sie Daten von ausgetretenen Mitarbeitenden, die älter als 10 Jahre sind.
	L388	L581	Löschen Sie Personalbetreuungsdaten.

5 | Kontakt

Bei Fragen steht Ihnen unser Service-Center gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns unter der Telefonnummer 0800 55 38 37 oder per E-Mail: abacus@bdo.ch.

Die Öffnungszeiten vom Abacus-Service Center sind vom 20. Dezember 2024 bis zum 5. Januar 2025.

Wir sind gerne an folgenden Tagen für dringende Anliegen für Sie erreichbar: 23. Dezember 2024, 27. Dezember 2024 und 30. Dezember 2024 sowie 3. Januar 2025 (jeweils von 08.00 - 12.00 Uhr und 13.30 - 17.00 Uhr) und 24. Dezember 2024 (von 08.00 - 12.00 Uhr).

Bitte hinterlassen Sie uns eine Nachricht oder senden Sie uns eine E-Mail, damit wir Sie kontaktieren können.
Herzlichen Dank und frohe Festtage!

6 | Anhang

6.1 Nationale Daten 2025

Aufgrund der Abstimmung zur AHV 21 wird das Rentenalter der Frauen erhöht.

2025: 64 Jahre + 3 Monate
2026: 64 Jahre + 6 Monate
2027: 64 Jahre + 9 Monate
2028: 65 Jahre