AbaCare: suivez le guide pour une expérience numérique, simple et moderne

Une maison confortable pour les seniors

La Fondation Résidences pour aînés de Granges propose un logement à plus de 170 personnes dans les centres pour aînés "am Weinberg" et "Kastels", ainsi que dans un autre groupe résidentiel spécialisé. La Fondation dispose également de 30 appartements pour des retraités à qui elle propose toute une gamme de services individuels. La Fondation utilise la solution ERP d'Abacus depuis plus de 15 ans.

Un pas important vers l'avenir

Étant donné qu'il fallait mettre à jour la solution existante et que les possibilités d'extension dans diverses applications avaient été épuisées, la Fondation a décidé, après mûre réflexion, de "reconstruire" la solution ERP d'Abacus selon les normes les plus récentes.

Défis et opportunités de la numérisation

Le projet de "reconstruction" présentait différents défis à relever. Il a notamment été nécessaire de repenser tous les processus dans le but de les moderniser et de les numériser. Il était important d'identifier les possibilités d'extension à un stade avancé et de garder un esprit ouvert. La Fondation Résidences pour aînés de Granges souhaitait implémenter une structure propre de la solution ERP grâce au soutien technique de BDO et participer activement à son implémentation afin d'en comprendre la configuration et de développer une expertise. La nouvelle structure devait également poser les bases d'une extension progressive de l'environnement Abacus à d'autres modules.

Réalignement des processus

Pendant la phase de conception, nous avons organisé des ateliers en commun et noté les exigences en mettant l'accent sur la simplicité, la flexibilité et la numérisation. L'objectif était de simplifier les processus et de réaffecter les étapes de travail aux employés des différents domaines. La phase de mise en œuvre, dans laquelle la Fondation Résidences pour aînés de Granges s'est fortement engagée, a été consacrée à la collecte des données de base aux normes AbaCare, collecte pour laquelle nous avons formé les collaborateurs en continu. La phase finale de mise en œuvre a permis d'effectuer la migration de l'ancien vers le nouveau système, de préparer la mise en service de la nouvelle solution et d'accompagner les utilisateurs lors des premiers traitements productifs des salaires et des factures.

Numérisation, améliorations et automatisation dans AbaCare

En plus de la reconstruction des applications existantes, le projet a permis de mettre en œuvre les premières extensions, par exemple, compléter la solution avec la comptabilité analytique, le flux de travail numérique des comptes fournisseurs et divers rapports.
Nous avons également mis à jour la base de données des résidents et la structure des services dans le domaine AbaCare. La facturation des prestations aux différents destinataires est désormais presque entièrement automatique. La solution AbaCare a été complétée par l'intégration des interfaces domestiques RAI et SOMED ainsi que par la connexion au système de documentation des soins careCoach. En plus de synchroniser les données de base, le système importe désormais directement les prestations MiGeL à facturer à partir du système de documentation des soins et envoie les factures électroniques aux caisses-maladie via MediData.

Mirko Schumacher, directeur général de la Fondation Résidences pour aînés de Granges, reste positif quant à la refonte de la solution AbaCare par BDO: «Après de nombreuses années d'utilisation de l'ERP Abacus, nous avons rationalisé nos processus internes et les avons rendus plus efficaces en reconstruisant la plateforme Abacus. Nous avons de plus franchi une étape importante vers la numérisation et la poursuite de l'extension de l'ERP. Grâce à une étroite collaboration avec l'équipe de BDO et leur professionnalisme, il n'a fallu que peu de temps pour mettre en œuvre le projet.»

Depuis, des extensions supplémentaires du système ont déjà été introduites avec la budgétisation des salaires ainsi que les modules RH MyAbacus, la gestion des candidats, les références des employés, la saisie du temps et la planification du personnel.

Les modules suivants du logiciel Abacus sont utilisés:

• Comptes financiers, comptes clients et comptes fournisseurs
• Comptabilité analytique, budgétisation, business units, gestion du bilan
• Masse salariale
• Budget, candidats, emplois, référence, business units
• Le CRM
• Comptabilité des actifs
• Codes sociétés, unités commerciales
• Gestion des résidents
• Maisons, suivi avancé du temps, unités commerciales, personnalisation de projet
• Services bancaires électroniques
• Affaires électroniques
• Archivage

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