AbaCare: Ihr Wegweiser zu einer einfachen, modernen und digitalen Erfahrung

Mit dem Ziel, ihre Kern- und Unterstützungsprozesse effizienter und effektiver zu gestalten, hat die Stiftung Alterssiedlung Grenchen beschlossen, ihr ERP zu modernisieren und die Digitalisierung voranzutreiben. Daher hat sich die Stiftung entschieden, in enger Zusammenarbeit mit BDO, die bestehende Lösung nach modernstem AbaCare-Standard zu erneuern.

Ein wohliges Zuhause für Seniorinnen und Senioren

Die Stiftung Alterssiedlung Grenchen bietet im Alterszentrum am Weinberg und im Alterszentrum Kastels mit der zusätzlich spezialisierten Wohngruppe mehr als 170 betagten Menschen ein Zuhause. Zusätzlich stehen 30 Alterswohnungen mit einem individuellen Dienstleistungsangebot zur Verfügung. Als ERP-Lösung setzt die Stiftung bereits seit über 15 Jahren Abacus ein.

Ein bedeutender Schritt in die Zukunft

Da die bestehende Lösung aktualisiert werden musste und die Erweiterungsmöglichkeiten in verschiedenen Applikationen ausgeschöpft waren, entschied sich die Stiftung nach sorgfältiger Prüfung für eine Neugestaltung der Abacus-ERP-Lösung nach dem neuesten Standard.

Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung

Das Neuaufbau-Projekt brachte verschiedene Herausforderungen mit sich, darunter das Reflektieren aller benötigten Prozesse mit dem Ziel der Modernisierung und Digitalisierung. Es war wichtig, frühzeitig Potenzial für Erweiterungen zu erkennen und offen zu bleiben. Die Stiftung Alterssiedlung Grenchen wünschte einen sauberen Aufbau der ERP-Lösung mit fachlicher Unterstützung durch BDO. Sie wollte aktiv mitarbeiten, um Fachwissen aufzubauen und die Konfiguration zu verstehen. Darüber hinaus sollte der Neuaufbau den Grundstein für eine schrittweise Erweiterung der Abacus-Applikationslandschaft mit weiteren Modulen legen.

Neuausrichtung der Prozesse

In der Konzeptphase haben wir in gemeinsamen Workshops die Anforderungen mit dem Fokus auf Einfachheit, Flexibilität und Digitalisierung erfasst. Die Prozesse sollten vereinfacht und die Arbeitsschritte neu den Mitarbeitenden der verschiedenen Geschäftsbereiche zugewiesen werden. In der anschliessenden Realisierungsphase haben wir die Stiftung Alterssiedlung Grenchen stark in die Stammdatenerfassung nach AbaCare-Standard einbezogen und laufend geschult. In der abschliessenden Einführungsphase führten wir die Migration aus dem bisherigen System durch, bereiteten den Go-live der neuen Lösung vor und begleiteten die Anwenderinnen und Anwender bei den ersten produktiven Lohn- und Fakturierungsläufen.

Digitalisierung, Erweiterungen und Automatisierung in AbaCare

Neben dem Neuaufbau der bestehenden Applikationen wurden während des Projekts auch erste Erweiterungen umgesetzt. So wurde die Lösung beispielsweise mit der Kostenrechnung, dem digitalen Kreditorenworkflow und diversen Reportings ergänzt.

Im Bereich AbaCare haben wir den Bewohnerstamm und die Leistungsstruktur auf den neuesten Stand gebracht. Dies ermöglicht es, Leistungen nahezu vollständig automatisiert an verschiedene Rechnungsempfänger zu fakturieren.

Die AbaCare-Lösung wurde durch die Integration der etablierten Heim-Schnittstellen RAI und SOMED sowie der Anbindung des Pflegedokumentationssystems careCoach abgerundet. Neben der Synchronisation der Stammdaten, importiert das System nun direkt die zu fakturierenden MiGeL-Leistungen aus dem Pflegedokumentationssystem und versendet die Rechnungen an die Krankenkassen komplett digital über MediData als E-Rechnung.

Mirko Schumacher, Geschäftsleiter der Stiftung Alterssiedlung Grenchen, äussert sich durchwegs positiv über die Umgestaltung der AbaCare-Lösung durch BDO: «Nach langjähriger Nutzung des ERP Abacus, haben wir durch den Neuaufbau der Abacus-Plattform unsere internen Prozesse gestrafft und effizienter gestaltet. Darüber hinaus haben wir einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und den weiteren Ausbau des ERP gemacht. Dank der engen und professionellen Begleitung des BDO Teams konnte das Projekt in kurzer Zeit umgesetzt werden.»

Inzwischen wurden bereits die nächsten Systemerweiterungen mit der Lohnbudgetierung sowie den HR-Modulen MyAbacus, Bewerbermanagement, Mitarbeiterzeugnisse, Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung eingeführt.

Folgende Module der Abacus Software werden eingesetzt:

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