Gestion du temps intégrée avec Abacus

De la planification du personnel au paiement des salaires

La gestion des ressources humaines est comparable à une course de relais. Pour réussir une course, les quatre membres de l'équipe doivent tour à tour porter le témoin sur 100 mètres sans le perdre. Il est essentiel que tous les membres soient parfaitement coordonnés pour garantir un passage de témoin sûr et rapide.

Grâce à la solution ERP d'Abacus Research SA et l'expertise des consultants Abacus de BDO Suisse, chaque entreprise est en mesure de maîtriser sa course de relais mensuelle en matière de gestion des données. Cette course consiste à planifier et enregistrer le temps de travail et les absences, à réaliser le meilleur chronomètre et à passer le témoin - en l'occurrence ici les données - sans aucune perte.

Étape 1: planification et information

La première partie de la course de relais, c'est-à-dire l'enregistrement intégré du temps de travail, comprend la planification ainsi que l'information aux employés. La planification est faite grâce aux données de base disponibles dans Abacus (données des employés, définitions des tâches ou des équipes, etc.).

Il est possible d'attribuer individuellement à chaque employé un maximum de six prestations par jour. Dans une entreprise de restauration par exemple, il est possible de distinguer le service du petit-déjeuner, du déjeuner et du dîner et d'utiliser des tags pour définir les permanences. Ceci déclenche automatiquement un supplément d'astreinte qui sera traité ultérieurement lors de la troisième étape.

Les prestations peuvent être combinées en équipes. La durée d'une équipe peut par exemple s'étendre sur plus d'une semaine. Étant donné qu'il est possible de définir des équipes sur une base individuelle, leur affectation est ainsi simplifiée. Par exemple, il est pratique d'enregistrer pour un employé une combinaison composée de cinq équipes du matin sur une ou plusieurs semaines.

Les employés sont informés dès que l'horaire de travail est finalisé. Grâce à la solution intégrée d'Abacus, ils peuvent consulter, à tout moment et depuis n'importe où, leurs affectations et celles de leurs collègues directs. Les éventuelles modifications à court terme sont immédiatement transférées sur tous les canaux en libre-service tels que : le portail des employés MyAbacus ou l'application pour smartphone AbaClik 3.

Étape 2: enregistrement et validation

L'étape suivante est celle dans laquelle les employés enregistrent leurs heures de travail effectives. Abacus propose différents outils internes que les employés peuvent utiliser tout au long de la journée, individuellement ou de manière combinée:

MyAbacus: portail personnel en ligne pour les employés
AbaClock: timbreuse classique avec affichage - enregistrement du temps de travail au moyen de badges
AbaClik: application personnelle pour smartphone (compatible avec les iPhones et les smartphones Android)
AbaUnit: timbreuse sans affichage - enregistrement du temps de travail au moyen de badges
Abacus ERP: version complète - principalement utilisée par les collaborateurs RH

Les données ne sont pas uniquement saisies, elles sont aussi automatiquement vérifiées et validées par le logiciel, puis par les responsables au moyen de différents processus d'approbation.

La validation automatique couvre des aspects juridiques tels que: le respect des règles de pause, des périodes de repos, des primes de nuit, du principe des deux semaines de vacances consécutives, du droit du travail pour les jeunes et bien plus encore. Il est possible de définir ces contrôles de manière individuelle ou par groupe d'employés.

Lorsqu'un paramètre n'est pas respecté, le logiciel procède à une correction automatique ou inscrit l'incident dans une analyse standard. Il génère un message d'erreur si l'on tente d'enregistrer cette entrée incorrecte.

A un moment donné, les responsables - généralement les supérieurs hiérarchiques directs - reçoivent les heures de travail, les primes et les rémunérations enregistrées, sous forme de tâche interne dans le logiciel Abacus. La validation des heures et des absences annoncées peut passer par trois responsables différents. Cela arrive principalement en cas d'absences ayant un impact sur la rémunération ou la réduction de vacances, comme en cas de congés maternité ou congés non payés. Les responsables disposent d'analyses et de vues standardisées ou individuelles pour valider ces données.

Étape 3: traitement

Les heures de travail précédemment planifiées et enregistrées peuvent ensuite être transférées directement et automatiquement vers la comptabilité des salaires. Les données transférées sont:

les heures effectuées par les employés au salaire horaire;
les suppléments pour le travail de nuit, du samedi, du dimanche et des jours fériés;
la rémunération pour les services de permanence;
le paiement des heures supplémentaires et du travail supplémentaire;
les indemnités de vacances en cas de départ.

Dès qu'une nouvelle période de décompte est ouverte, Abacus extrait les données à condition qu'elles concernent la période en question et qu'elles soient complètement validées. Les données qui ne sont pas intégrées à temps dans le traitement des salaires en cours, sont automatiquement reprises lors du prochain traitement.

Étape 4: analyse

L'analyse des données est la dernière étape importante du traitement mensuel. Il peut s'agir d'intégrer via le dossier du personnel les fiches ou les certificats de salaire au portail des employés et dans AbaClik ou d'analyser des besoins pour la prochaine planification des effectifs.

Les différents outils internes pour l'évaluation de ces données sont:

les évaluations standards: il s'agit notamment du contrôle des vacances, de l'aperçu des absences et du rapport mensuel. Il est possible d'adapter ou d'étendre ces évaluations standards si nécessaire. La solution intégrée DeepSign d'Abacus offre également la possibilité de signer les évaluations numériquement ou de les faire signer par les employés. Ces derniers peuvent par exemple signer la liste de service ou le rapport mensuel dans le programme.
AbaReport: cet outil est utile pour définir des évaluations individuelles pouvant afficher les données de toutes les applications sous licence. Il est possible de définir la mise en page d'un AbaReport ou de la supprimer lorsqu'il faut exporter des données vers Excel pour un traitement ultérieur.
DataAnalyzer: c'est un outil d'analyse développé par Abacus qui comprend le traitement graphique des indicateurs clés. Il propose un large choix de graphiques (à barres ou à secteurs, des diagrammes en étoile, des diagrammes de Gantt, une carte de la Suisse et de nombreuses autres options). Il est également possible de créer un tableau de bord DataAnalyzer distinct pour chaque domaine et de le mettre à disposition des supérieurs hiérarchiques et des employés dans MyAbacus. Le contenu des graphiques est toujours à jour. Les autorisations d'accès peuvent être attribuées par service, par groupe d'employés ou même individuellement.

Grâce à ces outils, les responsables RH et les supérieurs hiérarchiques ont en permanence une vue d'ensemble efficiente des chiffres clés concernant le personnel. Ils peuvent ainsi en tout temps prendre les mesures appropriées en cas d'évolution défavorable, comme l'augmentation des heures supplémentaires.

Mise en œuvre avec BDO

Abacus offre un processus entièrement intégré et standardisé qui va de la planification au versement et l'analyse des salaires en passant par la saisie des heures et des absences.

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