Vollintegriertes Zeitmanagement mit Abacus

Von der Personaleinsatzplanung bis zur Lohnauszahlung

Das Personalressourcenmanagement ist vergleichbar mit einem Staffellauf: Für ein erfolgreiches Rennen muss jedes Mitglied des vierköpfigen Teams den Staffelstab jeweils 100 Meter nacheinander vom Start bis zum Ziel tragen. Dabei ist es essenziell, dass alle vier Teilnehmende perfekt zusammenarbeiten, um eine schnelle und sichere Übergabe des Staffelstabes zu garantieren.

Mit der Schweizer ERP-Lösung von Abacus Research AG und der Unterstützung der erfahrenen Abacus-Beratenden von BDO, kann jedes Unternehmen seinen monatlichen Staffellauf der Datenverwaltung meistern. Dabei geht es um die Planung und Erfassung von Zeit und Abwesenheiten, wobei Bestzeiten erreicht werden und der Staffelstab - in diesem Fall die Daten - ohne Verlust weitergegeben wird.

1. Etappe: Planung & Information

Die erste Teilstrecke des Staffellaufs, also der voll integrierten Zeiterfassung, beinhaltet die Planung und Information der Mitarbeitenden. Anhand der im Abacus vorhandenen Stammdaten, wie Mitarbeiterdaten und Dienst- respektive Schicht-Definitionen, kann die Planung umgesetzt werden. Die individuell definierbaren Dienste können pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter und Tag einzeln zugeteilt werden.

Pro Tag sind maximal sechs Dienste zuweisbar. Bei einem Gastrobetrieb kann zum Beispiel zwischen dem Frühstück-, Mittagessen- und Abendessen-Dienst unterschieden werden. Des Weiteren kann mithilfe von sogenannten Markierungsdiensten unter anderem die Pikett-Bereitschaft definiert werden, die automatisch einen Pikett-Zuschlag auslösen kann, der während der dritten Etappe weiterverarbeitet wird.

Die Dienste wiederum können in Schichten kombiniert werden. Eine Schicht kann zum Beispiel mehr als eine Woche dauern. Die individuell definierbaren Schichten können die Zuweisung der Dienste vereinfachen, da so praktischerweise eine Kombination, zum Beispiel bestehend aus fünf Morgendiensten über eine oder mehrere Wochen, bei der betroffenen Mitarbeiterin hinterlegt werden kann.

Sobald die Dienstplanung fertiggestellt wurde, müssen die Mitarbeitenden darüber informiert werden. Mit der vollintegrierten Lösung von Abacus können alle Mitarbeitenden jederzeit und von überall ihren eigenen Dienstplan sowie den ihrer Teamkolleginnen und -kollegen einsehen. Allfällige kurzfristige Änderungen werden sofort auf alle Self-Service-Kanäle wie das Mitarbeiterportal MyAbacus oder die Smartphone-App AbaClik 3 übertragen.

2. Etappe: Erfassung & Validierung

Für die nächste Teilstrecke werden die effektiven Arbeitszeiten durch die Mitarbeitenden erfasst. Abacus bietet dafür verschiedene hauseigene Tools an, die entweder einzeln oder in Kombination über den Tag verteilt genutzt werden können. Folgende Tools stehen zur Auswahl:

MyAbacus: Persönliches Online-Mitarbeiterportal
AbaClock: Klassische Stempeluhr mit Display - Erfassung der Arbeitszeit mittels Badges
AbaClik: Persönliche Smartphone-App (kompatibel mit iPhones und Android-Smartphones)
AbaUnit: Stempeluhr ohne Display - Erfassung der Arbeitszeit mittels Badges
Abacus ERP: Vollversion - vorwiegend durch HR-Personal genutzt

Die Daten werden aber nicht einfach nur eingegeben, sondern auch automatisch durch die Software und über diverse Freigabeprozesse durch die Verantwortlichen kontrolliert und validiert.

Die automatische Validierung durch die Software umfasst vorwiegend rechtliche Aspekte, wie die Einhaltung von Pausenregelungen, Ruhezeiten, Nachtzuschlägen, zwei Wochen Ferien am Stück, Arbeitsgesetze für Jugendliche und vieles mehr. Diese Kontrollen können individuell pro Parameter und pro Mitarbeitergruppe definiert werden.

Allfällige Verstösse führen, je nach Parameter, entweder zu einer automatischen Korrektur durch die Software, einer Auflistung in einer Standardauswertung oder zu einer Fehlermeldung beim Versuch, diese fehlerhafte Erfassung zu speichern.

Die Verantwortlichen, meist die direkten Vorgesetzten, erhalten die von den Mitarbeitenden erfassten Arbeitszeiten, Zuschläge und Entschädigungen zu einem bestimmten Zeitpunkt als Abacus-interne Aufgabe. Die Freigabe der rapportierten Zeiten und Absenzen kann bis zu drei Instanzen durchlaufen. Dies ist häufig der Fall bei Abwesenheiten mit Auswirkungen auf Entschädigungen oder Ferienkürzungen, wie zum Beispiel bei Mutterschaft oder unbezahltem Urlaub. Für die Validierung dieser Daten stehen den Verantwortlichen standardisierte, aber auch individuelle Auswertungen und Ansichten zur Verfügung.

3. Etappe: Verarbeitung

Die zuvor geplanten und erfassten Arbeitszeiten können anschliessend ganz ohne mühsame Schnittstellen direkt und automatisch in die Lohnbuchhaltung übernommen werden. Dies umfasst:

Arbeitsstunden der Mitarbeitenden im Stundenlohn
Zuschläge für Nacht-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagsarbeit
Pikettentschädigung
Auszahlung von Überstunden und Überzeit
Ferienauszahlung bei Austritt

Sobald eine neue Lohnperiode eröffnet wird, zieht Abacus die Daten aus der Zeiterfassung heran, vorausgesetzt, sie fallen in die Abrechnungsperiode und sind vollständig visiert. Sollten einige Erfassungen noch nicht vollständig visiert sein und es nicht mehr rechtzeitig in den aktuellen Lohnlauf schaffen, werden diese automatisch mit dem nächstmöglichen Lohnlauf wieder aufgenommen.

4. Etappe: Auswertung

Die letzte wichtige Teilstrecke des monatlichen Laufs ist die Analyse der vorhandenen Daten. Dies kann die Integration der Lohnabrechnungen oder Lohnausweise über das Personaldossier ins Mitarbeiterportal und AbaClik oder die Bedarfsanalyse zur Vorbereitung der nächsten Personaleinsatzplanung beinhalten.

Für die Auswertung dieser Daten stehen diverse hauseigene Tools zur Verfügung:

Standardauswertungen: Diese beinhalten unter anderem die Ferienkontrolle, Absenzübersicht und den Monatsrapport. Diese Standardauswertungen können bei Bedarf angepasst oder erweitert werden. Mit der integrierten Lösung DeepSign bietet Abacus ausserdem die Möglichkeit, Auswertungen digital zu signieren oder von Mitarbeitenden signieren zu lassen. So können Mitarbeitende beispielsweise den Dienstplan oder den Monatsrapport intern im Programm unterschreiben.
AbaReport: Mit AbaReport können individuelle Auswertungen definiert werden. Diese Auswertungen können Daten aus allen lizenzierten Applikationen darstellen. Ein AbaReport kann auch hinsichtlich des Layouts frei gestaltet werden. Sollen die Daten zur Weiterverarbeitung im Excel exportiert werden, kann ein einfacher AbaReport ohne Layout definiert werden.
DataAnalyzer: Dies ist ein firmeneigenes Analyse-Tool von Abacus mit grafischer Aufbereitung der vorhandenen Kennzahlen. Zur Auswahl stehen Balken- oder Kreisdiagramme, Sternenhimmel, Gantt-Diagramme, eine Landkarte der Schweiz und viele weitere Darstellungsmöglichkeiten. Für jedes Themengebiet kann ein eigenes DataAnalyzer-Dashboard erstellt werden, das im MyAbacus Vorgesetzten und Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden kann. Der Inhalt der Grafiken ist stets aktuell. Die Zugriffsberechtigung kann pro Abteilung, Mitarbeitergruppe oder auch für einzelne Mitarbeitende geregelt werden.

Mit diesen Tools haben die HR-Verantwortlichen und Vorgesetzten jederzeit effizient und effektiv die nötigen Personal-Kennzahlen im Blick und können bei einer Verschlechterung, wie zum Beispiel bei steigenden Überstunden, sofort geeignete Massnahmen ergreifen.

Umsetzung mit BDO

Abacus bietet einen vollständig integrierten und standardisierten Prozess, der von der Einsatzplanung über die Zeit- und Absenzerfassung bis hin zur Lohnauszahlung und Auswertung reicht.

Um von diesem nahtlosen Zusammenspiel zu profitieren, steht Ihnen das BDO Abacus Beratungsteam mit seinem umfangreichen Know-how im operativen HR sowie in der Beratung und Implementierung von Abacus ERP zur Verfügung.

Überzeugen Sie sich selbst: Unsere Expertinnen und Experten präsentieren Ihnen gerne die Vorteile in einer persönlichen Live-Demo.