Gestion efficace des risques dans les relations de travail internationales

Stratégies proactives pour relever les défis transfrontaliers

Dans de nombreuses publications, BDO a expliqué comment les entreprises peuvent éviter ou gérer efficacement les risques en matière de fiscalité, de droit du travail et de sécurité sociale (voir ci-dessous). Ces publications se concentraient sur les causes, les impacts et les mesures possibles associées aux différents risques individuels. Cet article vise à sensibiliser les décideurs à la diversité des risques qui peuvent survenir dans les relations de travail transfrontalières et internationales. Il montre également comment ces risques influencent les décisions au niveau de l'entreprise. Cela souligne la nécessité d'intégrer ces risques dans les cartes de risques de l'entreprise.

La gestion des risques est un élément central de la gestion d'entreprise. Pour identifier les risques potentiels à un stade précoce et y répondre de manière appropriée, les entreprises utilisent diverses méthodes. L'accent est souvent mis sur les risques stratégiques, opérationnels, financiers, politiques, sociaux et basés sur le marché. Les dangers individuels ou combinés qui découlent des activités transfrontalières trouvent rarement leur place sur la carte des risques.

Conséquences d'évaluations inadéquates des risques

Les conséquences d'un manque de précisions ou de la négligence de ces risques sont variées:

en opérant à l'étranger, l'entreprise crée un établissement stable dans un pays, ce qui entraîne une obligation fiscale locale pour l'entreprise.
les employés sont envoyés à l'étranger sans couverture d'assurance valide. Les conséquences d'un accident peuvent rester non couvertes.
Il n'y a pas de permis de séjour ou de travail valide. Les employés sont expulsés ou sommés d'arrêter de travailler. Par conséquent, une amende est infligée. De plus, des pénalités contractuelles peuvent survenir car les missions ne peuvent pas être terminées à temps.

Ces trois exemples illustrent une multitude de risques et de défis auxquels les entreprises internationales sont confrontées.

Gestion des risques dans les relations de travail transfrontalières ou internationales

La gestion des risques dans les relations de travail transfrontalières ou internationales couvre de nombreux domaines, notamment:

Cadre juridique du travail: respect des réglementations du droit du travail dans les pays d'origine et de destination ainsi que des règles internationales.
Conditions d'autorisation: obtention des permis de travail et de séjour; demande de visa en temps opportun si nécessaire.
Aspects fiscaux: prise en compte des réglementations fiscales, évitement de la double imposition ou de la création d'un établissement stable dans le pays d'affectation.
Sécurité sociale: assurance des couvertures d'assurance, de sécurité sociale et d'autres prestations pour les employés et les employeurs.
Sécurité et protection des données: garantie du respect des réglementations en matière de protection des données lors de la transmission de données au-delà des frontières nationales.
Risques politiques: fluctuations monétaires, instabilité politique ou différences culturelles.
Gestion des contrats: vérification et adaptation des contrats aux exigences légales des différents pays.

Il est important de considérer soigneusement tous ces domaines pour garantir des relations de travail transfrontalières et internationales fluides et conformes à la législation.

La responsabilité de la mise en œuvre des points 1 à 4 incombe souvent aux employés du service RH ou du domaine de la mobilité internationale, tandis que les risques associés aux points 5 à 7 et leurs impacts ne sont que rarement intégrés dans la gestion des risques opérationnels.

Les possibilités d'intégration dans la gestion des risques à l'échelle de l'entreprise sont illustrées ci-dessous par deux exemples.

Intégrer la gestion des risques – deux exemples

Il est important que la description des risques se base toujours sur le risque brut. Le risque brut décrit la menace potentielle d'un risque sans tenir compte des mesures de contre-mesures. Le risque net, en revanche, représente l'évaluation du risque après prise en compte de toutes les mesures pertinentes de réduction des risques.

	Exemple 1	Exemple 2
Description du risque / menace	Les employés sont mal ou ou ne sont pas assurés (système de sécurité sociale ou pays, couverture d'assurance pour les missions à l'étranger).	Le travail à domicile à l'extérieur de la Suisse peut créer un établissement stable. Cela entraîne une obligation fiscale pour l'employeur dans le pays concerné. Les employés sont autorisés à conclure des contrats au nom de l'entreprise à l'étranger (« établissement stable attribué aux représentants »).
Cause (facteurs de risque)	Informations manquantes, incorrectes ou obsolètes des employés concernant leur situation personnelle (résidence, autres activités, lieu de travail, nationalité etc.). Manque de connaissances ou connaissances obsolètes au sein de l'entreprise XY concernant la coordination et la couverture d'assurance.	Un poste de travail créé à l'extérieur de l'entreprise (par ex. à domicile) et établi de manière permanente (six mois ou plus) peut créer un établissement stable. Une activité commerciale via un représentant dépendant à l'étranger peut conduire à une qualification d'établissement stable fiscal (représentant).
Impact	En cas de sinistre (accident, invalidité, décès), il existe un risque de refus / réduction des paiements. Les employés peuvent voyager sans couverture d'assurance à l'étranger (pays sans accord de sécurité sociale ou accords non applicables aux employés concernés). En cas de contrôle par l'employeur, des demandes de cotisations rétroactives ou des remboursements peuvent être imposés. L'obligation de couverture à l'étranger pour l'entreprise XY peut entraîner des cotisations de sécurité sociale plus élevées par rapport à la Suisse.	L'établissement stable est généralement le point de connexion pour la taxation du bénéfice de l'entreprise dans le droit fiscal international. Cela signifie que si un établissement stable existe en dehors de la Suisse, l'État correspondant peut imposer une partie des bénéfices de l'entreprise. Il en résulte une répartition fiscale ou, en l'absence d'accord de double imposition, une double imposition.
Mesures	Décision de principe sur le type de collaboration (relation de travail ou de mandat). Clarification détaillée de l'affiliation à la sécurité sociale lors du recrutement et de toute modification de contrat et/ou de fonction (y compris A1). Vérification annuelle des données personnelles ainsi que de la situation des employés concernés en termes de résidence et de travail. Vérification standardisée et obligatoire de la couverture dans le cadre des missions à l'étranger. Maintien constant en interne des connaissances spécialisées au sujet de l'affiliation à la sécurité sociale. Clarification de la couverture de l'assurance accident complémentaire.	Clarification pour savoir si le travail à domicile ou l'activité prédominante à l'étranger peut créer un établissement stable à l'étranger. Suivi quotidien précis des missions à l'étranger/jours de travail à domicile ainsi qu'une surveillance régulière ou une vérification en cas de modification des contrats ou des périodes de travail à l'étranger. Suivi actif de la législation/accords en matière de fiscalité dynamique et notamment au regard des développements des pratiques encore incohérentes concernant la reconnaissance d'un établissement stable.

Ensuite, il s'agit d'évaluer les risques individuels. La probabilité d'occurrence ainsi que l'impact financier d'une non-conformité au risque doivent être pris en compte. Les directives d'évaluation de la gestion des risques à l'échelle de l'entreprise servent de référence. Cela garantit la possibilité d'effectuer une comparaison avec les autres risques.

Probabilité d'occurrence:	Rare	Possible
Potentiel de dommage:	Faible	Notable
Top-Risk

Les résultats peuvent être combinés et représentés graphiquement, rendant ainsi les principaux risques immédiatement visibles.

Définition du risque

◼ Risquefaible Aucune mesure nécessaire

◼ Risque élevé Mesures de réduction des risques à examiner

◼ Risque critique existenziel Mesures de réduction des risques nécessaires resp. acceptation en raison d'une influence limitée

Exemple d'une Heat-Map pour représenter les risques potentiels

Les risques identifiés doivent être régulièrement révisés et éventuellement complétés ou supprimés. Idéalement, cela se fait en même temps que la révision des autres risques stratégiques et opérationnels.

Augmenter la rentabilité par une gestion proactive des risques dans les activités transfrontalières

L'intégration des risques liés aux relations de travail transfrontalières et internationales dans la gestion des risques à l'échelle de l'entreprise augmente la visibilité de ces risques pour les organes de direction. Cela sensibilise aux risques, les mettant ainsi davantage en lumière et les intégrant plus tôt dans les décisions.

Les responsables RH et de la mobilité internationale peuvent ainsi élaborer et établir des solutions proactives et neutres en termes de risques. La prise en compte de ces risques dans toutes les décisions stratégiques et opérationnelles évite les complications et les amendes indésirables lors de la mise en œuvre locale, réduit les coûts et augmente la rentabilité.

BDO vous accompagne avec une expertise complète dans l'élaboration d'une matrice de risques et de contrôles individuelle et combinée. Nous nous appuyons sur un réseau national de spécialistes issus de disciplines pertinentes, garantissant ainsi des conseils avisés.