Steuerliche Sicht

Grundsätzlich unterliegen alle juristischen Personen der Gewinn- und Kapitalsteuerpflicht. Vereine, Stiftungen und andere juristische Personen können jedoch von der Steuerpflicht befreit werden, wenn sie gemeinnützige, öffentliche oder Kultuszwecke verfolgen.

Viele NPOs erfüllen die an die Steuerbefreiung gestellten Voraussetzungen und sind daher von der Gewinn- und Kapitalsteuer befreit. Wobei zu ergänzen ist, dass die Steuerbefreiung nicht automatisch bei der Erfüllung der Kriterien eintritt. Die Steuerbefreiung ist bei der zuständigen kantonalen Steuerbehörde zu beantragen und wird von dieser mittels Verfügung bestätigt.

Gemeinnützigkeit liegt dann vor, wenn eine Tätigkeit der Allgemeinheit zukommt und uneigennützig ist. Die Schweizer Steuerkonferenz (SSK) verlangt deshalb, dass die ordentliche und steuerbefreite Tätigkeit als Mitglied eines Vereinsvorstands oder Stiftungsrats uneigennützig erbracht werden muss. Dies bedeutet, dass nur die effektiv entstandenen Kosten entschädigt werden können und lediglich moderate Sitzungsgelder toleriert werden. Diese dürfen nicht höher sein als ein Entgelt, das für die Erfüllung gleichartiger gemeinnütziger Aufgaben oder für Aufgaben des Gemeinwesens entrichtet wird.

Wird durch ein Mitglied eine Tätigkeit ausgeübt, die über die ordentliche Tätigkeit hinausgeht - sei es in qualitativer oder quantitativer Hinsicht - kann diese Tätigkeit (z.B. Treuhanddienstleistungen, Beratungsleistungen eines Anwalts) marktgerecht entschädigt werden.

Die Trennung «ordentliche Tätigkeit» und «Tätigkeit, die über die ordentliche Tätigkeit hinausgeht» bereitet oftmals Schwierigkeiten. Auch sind die kantonalen Steuerpraxen nicht einheitlich. Es empfiehlt sich daher, diese Frage - soweit möglich - bereits im Rahmen des Steuerbefreiungsgesuchs mit der zuständigen Steuerbehörde zu klären.

Angebote von NPOs wären ohne freiwillige und unentgeltliche Arbeitsleistungen der Mitglieder (wie bspw. Vorstandsmitglieder oder Stiftungsräte) und Dritten oftmals gar nicht finanzierbar. Wird die Arbeitsleistung freiwillig und unentgeltlich erbracht, ist kein Lohnausweis zu erstellen.

In der Steuerpraxis kommt es derweilen vor, dass die NPO die Freiwilligenarbeit mittels einer Spendenquittung (Anzahl geleistete Stunden x Stundenansatz) bescheinigt. Das Steuerrecht sieht einen Abzug für freiwillige Leistungen von Geld und übrigen Vermögenswerten an steuerbefreite Institutionen mit Sitz in der Schweiz vor. Dies umfasst aber nicht die unentgeltlich erbrachte Freiwilligenarbeit. Somit ist im Steuerrecht eine indirekte finanzielle Entschädigung von ehrenamtlichen Tätigkeiten mittels eines Abzugs nicht vorgesehen.

Der Wert solcher Arbeit kann in einem Frankenbetrag auch kaum richtig gewürdigt und bemessen werden.

Entschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten der Mitglieder (wie bspw. Sitzungs- oder Taggelder) sind mit dem Lohnausweis zu bescheinigen. Diese sind immer steuerbar, sofern es sich dabei nicht um einen mit der Tätigkeit zusammenhängenden Unkostenersatz (Spesen) handelt.

Von der Organisation ist daher vorab eine Trennung der Vergütung in Lohnbestandteil und Spesenersatz vorzunehmen. Ersterer stellt immer steuerbares Einkommen dar und ist mittels Lohnausweis durch die Organisation zu deklarieren. Demgegenüber ist der Spesenersatz für notwendige und belegte Aufwendungen auch steuerlich zu anerkennen und stellt kein steuerbares Einkommen dar.

Die SSK hat eine Mustervorlage eines Spesenreglements für NPOs publiziert. Dieses Muster-Spesenreglement sieht einige Vereinfachungen vor.

Für freiwillig Arbeitende, die nur Auslagen im Zusammenhang mit ihrem Arbeitseinsatz geltend machen, muss kein Lohnausweis erstellt werden, wenn die Bedingungen des von der SSK publizierten Muster-Spesenreglements für NPO eingehalten werden. In diesen Fällen hat die Institution ein Spesenreglement zu erstellen, welches auf Verlangen vorzuweisen ist, von den Steuerbehörden jedoch nicht bewilligt werden muss.
Das Muster-Spesenreglement sieht beispielsweise folgende mögliche Pauschalentschädigungen vor:

Es sind grundsätzlich die öffentlichen Verkehrsmittel zu nutzen. Bei wesentlicher Zeit- und/oder Kostenersparnis kann das private Fahrzeug genutzt werden. Die Kilometerentschädigung beträgt max. 70 Rappen pro Kilometer.

Pro Mittagessen können höchstens 30 Franken und pro Nachtessen höchstens 35 Franken geltend gemacht werden.

Für die übrigen Spesen wie Parkgebühren, Telefongebühren, Portokosten sowie für die Benützung privater Einrichtungen wie Büroraum und Büroeinrichtung können jährliche Pauschalen bis insgesamt höchstens 1'000 Franken bezahlt werden. Die Spesenpauschale muss in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.

Sofern die Spesen anhand dieser Ansätze vergütet werden, muss kein Lohnausweis erstellt werden. Werden höhere Spesen und/oder eine Lohnvergütung ausbezahlt, ist immer ein Lohnausweis auszustellen.

Erfahrungsgemäss können insbesondere kleinere Organisationen mittels Pauschalentschädigung der übrigen Kosten relativ einfach sicherstellen, dass die entstandenen Auslagen der Mitglieder vergütet werden, ohne grosse steuerliche Abklärungen vorzunehmen.

Aus Sicht der Sozialversicherungen unterliegen alle Entschädigungen, die nicht als Spesenersatz gelten, der AHV-Beitragspflicht. Im Gegensatz zum Steuerrecht kennt die AHV aber einen Freibetrag, der vorsieht, dass keine Beträge erhoben werden müssen, wenn der Lohn weniger als 2'301 Franken pro Jahr und Arbeitgeber beträgt und der Arbeitnehmende die Abrechnung nicht verlangt.