Projektmanagement ist eine werthaltige Leistung

Projektmanagement wird als eine entscheidende Kompetenz in Bezug auf die Auftragsabwicklung und Unternehmensentwicklung betrachtet. Eine erfolgreiche Durchführung von Projekten hängt von der Flexibilität der Informations- und Entscheidungsprozesse durch eine temporäre Projektorganisation ab. Zudem ist der situationsbedingte Einsatz von Projektmanagement-Methoden während der gesamten Projektabwicklung ein Erfordernis. Der Prozess des Projektmanagements spielt eine zentrale Rolle bei der Koordination und konsequenten Ausrichtung des Projektmanagements in einem projektorientierten Unternehmen. Dafür empfiehlt sich die Implementierung einer Projektmanagement-Richtlinie im Unternehmen.

Projektmanagement-Richtlinien

Projektmanagement-Richtlinien umfassen eine Reihe von Regeln und Verfahren, die festlegen, wie Projekte in einer Organisation geplant, durchgeführt und abgeschlossen werden sollen. Solche Richtlinien können Aspekte wie die richtige Wahl der Methodik, der Projektcharakterisierung, die Projektplanung, die Risikobewertung, die Kommunikation, die Ressourcenverwaltung oder die Qualitätskontrolle abdecken. Sie dienen dazu, die Effizienz und Effektivität des Projektmanagements und den Einsatz der Projektmittel zu verbessern, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass Projekte erfolgreich und innerhalb des festgelegten Zeit- und Budgetrahmens erfolgreich abgeschlossen werden. In diesem Sinne ist die Disziplin Projektmanagement eine Investition, die dazu beiträgt, die Effizienz und Rentabilität von Projekten und im weiteren Sinne des Unternehmenserfolgs zu optimieren. Demzufolge sollte ein professionelles Projektmanagement als wirksames Instrument der Führung und Steuerung der eingesetzten Mittel und nicht nur als reiner Overhead betrachtet werden.
 

Bewertung nach direkten und indirekten Kosten

Im Hinblick auf die vorangehenden Ausführungen lohnt sich entsprechend die unterschiedliche Bewertung nach indirekten und direkten Kosten. Eine korrekte Kosten-Triage könnte somit wie folgt aussehen:

• Direkte Kosten: Diese beinhalten den Arbeitswert (zum Honorarsatz bzw. Lohnsatz bewertete Projektstunden) der Projektmanager und des Projektteams, Kosten für spezifische Projektressourcen, Software oder Technologie, die speziell für das Projekt benötigt wird, und alle anderen Kosten, wie auch Spesen, die direkt mit der Durchführung des Projekts verbunden sind.
• Indirekte Kosten (Overhead/Projektverwaltungskosten): Diese beinhalten den Arbeitswert für die allgemeine, übergeordnete Projektsteuerung, Projektführung und -koordination sowie für die Projektunterstützung. Die Kosten haben keinen direkten Einfluss auf das Projektergebnis, sind aber dennoch für eine effiziente und erfolgreiche Durchführung und Abwicklung notwendig. Weiter gehören unter anderem auch Kosten für die Bereitstellung und Wartung von Büroflächen, Versicherungen, allgemeine Büroausstattung und -materialien, IT-Unterstützung und andere allgemeine Verwaltungskosten dazu. Im Unterschied zu den Projektverwaltungskosten werden die allgemeinen Verwaltungskosten in der Regel mittels einer Service-Pauschale verrechnet.

Typisches Beispiel aus der Praxis

Die Kostenüberwachung eines IT-Integrationsprojekts basiert häufig auf dem Pflichten- oder Lastenheft des Auftraggebers. Dieser Ansatz zielt darauf ab, die erfassten Aufwände klar den im Lastenheft festgelegten Planungselementen (z.B. nach Projektphasen oder Aufgabenpaketen wie Konzeption, Migration oder Schulung) zuzuordnen und diese dementsprechend zu fakturieren. Dies ermöglicht dem Auftraggeber eine frühzeitige Erkennung potenzieller Kostenüberschreitungen. Infolgedessen wird die Erfassung und Verrechnung von Projektmanagementkosten stark von vorgegebenen Rahmenbedingungen des Auftraggebers beeinflusst und ist daher nur eingeschränkt beinflussbar.

Wo konkret werden aber die im Lastenheft geforderten wöchentlichen und teilweise als Pflicht definierten Sitzungen zur Kontrolle des Projektfortschritts oder Aufgaben wie der Projektzeitplan, dessen Umsetzung und Überwachung zugeordnet? Mit anderen Worten: der tatsächlich anfallende Overhead, der in einem sorgfältig geführten und gesteuerten Projekt den entscheidenden Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmacht.

Gefahr der Kostenvermischung und Kostenkannibalisierung

Das Praxisbeispiel verdeutlicht das Dilemma der Kannibalisierung und der Vermischung von Projektwertschöpfungskosten mit anfallenden Overhead-Kosten. Ohne eine fundierte Planung, Steuerung und Führung des Projekts kann die effektive Umsetzung einzelner Aufgabenpakete, wie beispielsweise die Erarbeitung von Konzepten, die Migration und Schulungen, nicht in dem gewünschten Ausmass garantiert werden. Dies führt häufig zu einem kumulierten Kostendruck, der mittels Kompensationen ausgeglichen werden muss und sich letztendlich negativ auf die Qualität des gesamten Projekts auswirkt.

Etablieren einer transparenten Kostenüberwachung

Zur Überwachung und Steuerung des Projekts empfiehlt sich demzufolge das Etablieren eines Projektcontrollings. Es stellt sicher, dass das Projekt innerhalb des festgelegten Zeit-, Qualitäts- und Budgetrahmens bleibt und die erwarteten Ergebnisse erzielt. Es umfasst sowohl die Planung, Überwachung und Kontrolle von Kosten, Zeit, Qualität sowie die identifizierten Risiken. Zusätzlich empfiehlt sich auch das Etablieren eines Projektoffices, das als interne zentrale Anlaufstelle für alle Informationen zum Projektstatus dient. Es unterstützt das Projektteam bei der Koordination und Kommunikation gegenüber den Stakeholdern und stellt sicher, dass alle notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Es kann unter anderem auch ganz oder teilweise erweiterte Aufgaben wie Teile der Administration übernehmen, oder Unterstützung in der Dokumentation und der weiteren Berichterstattung gegenüber übergeordneten Anspruchsgruppen bieten, sowie mediale Anfragen gezielt abfangen.

De facto sind das Projektcontrolling und das Projektoffice eng miteinander verbunden, um den reibungslosen Ablauf eines Projekts optimal zu unterstützen und zu gewährleisten. Das Projektoffice liefert dem Projektcontrolling die notwendigen Informationen und Daten, die für die Überwachung und Steuerung des Projekts relevant sind.

Projekterfolg dank Kostenanalyse und Management-Aufmerksamkeit

Die Durchführung einer umfassenden Kostenanalyse zu Projektbeginn ist unverzichtbar und ratsam, weil sie eine korrekte Aufwandszuordnung und Abrechnung gegenüber dem Auftraggeber gewährleistet und gleichzeitig eine genaue Erfassung und Zuteilung des Arbeitswertes ermöglicht.

Mit einer vorausgesetzten Management-Attention und einem Bewusstsein für die Umsetzung klar definierter Projektmanagement-Richtlinien lässt sich der tatsächliche Wert des Projektmanagements wirksamer erkennen und die Rentabilität für die Auftragsabwicklung entsprechend präziser bewerten. Ein implementierter Verfahrens- und Regelansatz, der die Differenzierung der im Projekt erbrachten verrechenbaren Arbeitsleistungen intern und extern berücksichtigt, trägt wesentlich dazu bei, ein Projekt optimal zu lenken und dieses zur Zufriedenheit aller Beteiligten erfolgreich zum Abschluss zu bringen.