Eine einheitliche Methode als Standard wählen
Sobald ein Vorhaben als Projekt erkannt und definiert wurde, gilt es, dieses Projekt zu initialisieren, zu entwickeln bzw. zu bearbeiten. Die Auswahl an Projektmanagement-Methoden ist gross und je nach Produkt oder Branche kann die Wahl zwischen agil und strukturiert verschieden ausfallen. Als eine bewährte Projektmanagement-Methode für öffentliche Verwaltungen hat sich «Hermes 5.1» herausgestellt. Hermes wird von der Bundesverwaltung sowie von zahlreichen Kantonen als Standard angewendet, bietet eine klare, einfach verständliche Methodenstruktur und ist modular aufgebaut sowie erweiterbar. Für die weiteren Ausführungen in diesem Gemeindebrief beziehen wir uns auf «Hermes 5.1», wobei je nach Organisationsgrad bewusst vom Standard abgewichen werden darf und soll.
Das erfolgreiche Führen von Projekten hängt von der Fachkompetenz ab, die für das konkrete Vorhaben benötigt wird. Daneben sind auch Führungsfähigkeiten sowie methodische und betriebswirtschaftliche Kompetenzen gefragt.
Die Projekt-Governance
Weil Projekte fast immer ausserhalb der Linienorganisation umgesetzt werden, wird eine separate Projektorganisation benötigt. Dabei ist ein einheitliches Rollenmodell ein wichtiger Erfolgsfaktor. Man unterscheidet zwischen den Rollen der Stammorganisation (bspw. Gemeinde) und der Projektorganisation. Die nachfolgende Abbildung zeigt eine minimale Projektorganisation mit den Rollen «Auftraggeber/in» und «Projektleiter/in». Weitere Rollen (z. B. Projektausschuss, Kommission, Teilprojektleiter/in etc.) werden nach Bedarf hinzugefügt. Im Sinne der Aufgabenteilung können Auftraggeber/ in und Projektleiter/in nicht dieselbe Person sein. Der/die Projektleiter/in rapportiert an den/die Auftraggeber/in, der oder die wiederum ist für die Freigabe der Meilensteine verantwortlich und rapportiert an die Stammorganisation.
Im Verlauf der Projektabwicklung wird die Projektorganisation kontinuierlich an die Bedürfnisse des Projekts angepasst.
Transparente Phasenplanung und Meilensteine
Ein Projekt läuft immer in mehreren Phasen ab. Ein Grundsatz dabei ist, dass man «vom Groben ins Detail» arbeitet und dabei die Planung, Realisierung und Einführung trennt.
Bei Bedarf wird vor dem eigentlichen Hauptprojekt ein Vorprojekt durchgeführt, in welchem die Projektidee konkretisiert wird und wichtige Fragen der Machbarkeit geklärt werden. Verläuft das Vorprojekt positiv, kann das Hauptprojekt initialisiert werden. Wichtig zu wissen ist, dass ein Vorprojekt ein eigenes Projekt darstellt und nicht eine Phase des Hauptprojekts ist.
Das Phasenmodell bildet das Rückgrat eines Projekts. Es gliedert den Lebenszyklus des Projekts und schafft die Voraussetzung für das gemeinsame Verständnis der Projektbeteiligten zum Projektablauf. Das Hermes-Phasenmodell besteht aus vier Phasen:
