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Es ist so weit: Am 28. Januar 2022 wurde Abacus Lohn als schweizweit erste Lohnbuchhaltung ELM 5.0 zertifiziert. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der neusten ELM Version.
Der Schweizer Lohnstandard ELM ermöglich eine einheitliche, sichere und papierlose Übermittlung der Lohndaten via Internet an alle gewünschten Swissdec-zertifizierten Lohndatenempfängern wie AHV/FAK, BVG-, Unfall- und Krankentaggeld-Versicherer, Steuerverwaltungen und Bundesamt für Statistik. ELM Version 5.0 bringt weitere fachliche Vereinfachungen mit sich und treibt die Digitalisierung im Personalwesen voran. Folgend haben wir für Sie die wichtigsten Neuerungen der Version ELM 5.0 zusammengefasst.
Wesentliche Neuerungen ELM 5.0
Quellensteuer
In ELM 5.0 ändert der monatliche Quellensteuerprozess. Neu werden nur noch Daten aus dem aktuellen Monat plus Korrekturen für vergangene Monate übermittelt. In der Folge müssen nur für Kantone Übermittlungen eingereicht werden, für die im aktuellen Monat Daten vorhanden sind. Somit muss die Quellensteuer nicht mehr zwingend bis Ende Jahr an die Steuerverwaltungen eingereicht werden, sondern zum Beispiel bis und mit dem Austrittsmonat des quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden.
Die Validierungen in Bezug auf die Quellensteuer werden mit ELM 5.0 noch strenger. Nach dem Einreichen der monatlichen Quellensteuerabrechnung werden dem Kunden allenfalls detaillierte Informationen, Tarifänderungen und benötigte Korrekturen vom Quellensteueramt zurückgemeldet. Diese detaillierten Daten lösen automatisch eine Nachbearbeitung im Zertifizierungsprozess aus.
Die Swissdec klärt derzeit ab, für welche Personengruppen effektiv Grenzgänger Daten an die Steuerverwaltungen gesendet werden müssen. Weitere Information zu diesem Thema folgen.
Versicherungen
ELM 5.0 ermöglicht die jährliche elektronische Übermittlung der versicherten Gehälter der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt an die Versicherungsgesellschaften und an die Ausgleichskassen:
• AHV/ALV und FAK
• UVG und UVGZ
• KTG
• BVG
Für Mitarbeitende mit einem negativen AHV-Lohn muss im ERP-System neu zwingend ein AHV-Splitting durchgeführt werden, damit wird die vollautomatische Verarbeitung bei den Ausgleichskassen sichergestellt und zeitintensive Folgeabklärungen entfallen.
Die Übermittlung der Unfallversicherung via ELM 5.0 erfolgt identisch wie in ELM 4.0. Es findet aber ab ELM 5.0 keine Unterscheidung mehr statt zwischen der Suva und anderen privaten Versicherungen, was die Erfassung und den Übermittlungsprozess deutlich vereinfacht.
Die jährliche Einreichung der BVG Lohnsumme findet mit ELM 5.0 identisch, wie mit ELM 4.0. Die Neuerungen betreffen vor allem den Rückverarbeitungsprozess, wobei neu zusätzliche Informationen und Warnungen der Datenempfänger angezeigt werden können.
Meldewesen
Mit der Umsetzung des ELM 5.0 wurde das Handling der Eintritte, Mutationen und Austritte (EMA) optimiert und vereinfacht. Die Meldungen der Mitarbeitenden werden nun transparenter dargestellt und können sogar je nach Anwendungsfall teilweise individualisiert werden. Fachlich wurden Anpassungen für die Empfänger Ausgleichskasse (AK), Familienausgleichskasse (FAK) und Berufliche Vorsorge (BVG) vorgenommen. Zudem sind die Informationen zum Meldewesen EMA neu im Personalstamm in der Lasche «Ein- und Austritte» zu finden.
Personaldaten und Anstellungsdaten ELM 5.0
Neben den Lohndaten werden via ELM auch Informationen zu den persönlichen Daten und Anstellungsdaten übermittelt. Aus Datenschutzgründen wurden mit ELM 5.0 einige personenbezogene Daten aus dem Bereich Anstellung in die jeweiligen Fachbereiche verlagert. So wird sichergestellt, dass die sensiblen Daten geschützt sind und Lohndatenempfänger nur die benötigten Informationen erhalten.
Lohnausweis
Im Bereich Lohnausweis gibt es eine neue Steuerung für Lohnausweise von Mitarbeitenden mit Wohnsitz im Ausland (EX). Einzelne Kantone haben gemäss kantonalem Gesetz auch auf diese Lohnausweise einen Anspruch.
Weil auch ELM 5.0 im Bereich Lohnausweis keinen Steuerkanton kennt und die Verteilung weiterhin gemäss Wohnkanton erfolgt, werden Lohnausweise von Mitarbeitenden mit Wohnsitz im Ausland (EX) an den Kanton Jura und Waadt weitergeleitet, sofern die Unternehmensadresse in einem dieser zwei Kantone liegt.
ELM-Übermittlungsprogramm
Das ELM-Übermittlungsprogramm wurde in Abacus für ELM 5.0 komplett überarbeitet. Die wichtigsten Verbesserungen konnten dabei in den Bereichen Kommunikation, Prozessführung, Übermittlung und Nachvollziehbarkeit erzielt werden. So ist eine Einreichung von ELM ohne die Sozialversicherungsnummer oder der aktiven Checkbox «SV-Nummer nicht bekannt» nicht mehr möglich ist. Sollte die Sozialversicherungsnummer eines Mitarbeitenden nicht bekannt sein, muss zwingend das entsprechende Feld aktiviert werden.
Möchten Sie Ihre Abacus Lohnbuchhaltung auf ELM 5.0 umstellen und von neuen Funktionalitäten im Bereich elektronische Datenübermittlung profitieren? Wir empfehlen, die Einführung frühzeitig zu planen. Gerne beraten wir Sie und bieten Ihnen Unterstützung mit fundiertem Abacus Know-how. Claudio Fortunato, Leiter Abacus Personal, freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme.