Effizienzsteigerung und Risikominderung mit KI im IT-Projektmanagement

 

Die Rolle der KI im Projektmanagement

Die Integration künstlicher Intelligenz (KI) in das IT-Projektmanagement fördert eine intelligentere und produktivere Art der Arbeitstechnik. Insbesondere in den Bereichen methodische Unterstützung und Überwachung von Terminplänen, in der Echtzeit-Analyse und -Auswertung von Daten und vollindexierter Dokumente, der Vorhersage von Wahrscheinlichkeiten und Ereignissen, der Informationsaufbereitung von Dashboards, sowie dem verbesserten Management von Risiken, hat das Projektmanagement von KI signifikante Vorteile. KI-gesteuertes Projektmanagement leistet einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung, zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und zur Bewertung im Risikomanagement.

Machine Learning und Risikomanagement

Die Methode des Machine Learnings, eine Simulation menschlicher Intelligenz, ist ein effektives Werkzeug, um Muster in umfangreichen Datenmengen zu erkennen. Diese Technik kann zum Beispiel für das Erstellen entsprechender Prognosen genutzt werden. Wenn sie mit Business Intelligence (BI) kombiniert wird, einem Ansatz, der Rohdaten in verwertbare Informationen umwandelt und diese für geschäftsstrategische Analysen nutzbar macht, kann das Potenzial beider Methoden voll ausgeschöpft werden. Diese fortschrittlichen Techniken unterstützen Projektteams, Herausforderungen effizienter zu bewältigen und zu beurteilen. Sie helfen dabei, unnötige Verspätungen oder Kostenüberschreitungen im Projektverlauf zu vermeiden und ermöglichen eine frühzeitige Identifikation, Bewertung und effektive Steuerung von Risiken.

Kollaborative Zusammenarbeit und Dokumentationsprozess

Im Bereich der kollaborativen Zusammenarbeit können KI-gesteuerte Tools wie zum Beispiel Microsoft Teams sinnvoll unterstützen. Sie optimieren die Kommunikation und Zusammenarbeit, indem sie den Informationsfluss individuell anpassen, redundanten Inhalt filtern und relevante Daten hervorheben. Durch ihre Fähigkeit, natürliche Sprache zu verstehen und zu verarbeiten, können diese Tools ausserdem den Kontext von Diskussionen erfassen und wichtige Punkte beibehalten, was die Effizienz und das Engagement in den Projektteams erhöht.

Im Bereich der Dokumentation und Protokollführung kann KI einen wesentlichen Beitrag leisten, indem sie grosse Mengen an Informationen erfassen, indexieren und filtern kann. Dabei werden wichtige Details hervorgehoben und weniger relevante Daten ausgeblendet. Durch den Einsatz von Texterkennung und -verarbeitung sowie automatisierter Inhaltsanalyse können KI-Tools umfangreiche Dokumente in kürzester Zeit analysieren und zusammenfassen, um die relevantesten Informationen zu extrahieren. Dies vereinfacht die Aufbereitung von Informationen, spart enorm Zeit und Ressourcen und trägt zur Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Protokollen und dokumentierten Informationen bei.

Projektmanagement-Tools und KI

Zusätzlich zu Microsoft Project, das KI-gesteuerte Funktionen zur Ressourcenoptimierung und Risikobewertung bietet, existieren weitere Anbieter wie Asana Monday u.a.m. Diese Vielfalt ermöglicht es Unternehmen, passende KI-basierte Projektmanagement-Tools bedarfsgerecht zu wählen und effektiv zu nutzen.

Was sind die Herausforderungen?

KI-Technologie kann unter einer ganzheitlichen Betrachtung aufwändig sein. Entgegen der weitverbreiteten Annahme, dass KI Arbeitsplätze ersetzen würde, ist tatsächlich das Gegenteil der Fall: Fachspezialisten und Expertinnen im Bereich Datenwissenschaften und Programmierung sind stark gefragt, aktuell jedoch eher Mangelware. Das Aggregieren von Daten, das Speichern und Verarbeiten, die benötigte Rechenleistung, die kontinuierliche Wartung und Aktualisierung, die Einhaltung der Compliance und Sicherheit, die Integration in bestehende Prozesse und Systeme, wie auch die zugrunde liegenden Abrechnungsmodelle (z.B. Token) können sehr kostenintensiv sein. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass trotz der hohen Anfangskosten, die Implementierung der KI-Technologie langfristig eine gute Investition sein kann, da sie Unternehmen dabei hilft, ihre Effizienz zu steigern, bessere Entscheidungen zu treffen und Kosten einzusparen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Rolle kollaborativer Tools wie Microsoft Teams, die durch KI den Informationsfluss und den Dokumentationsprozess effizient gestalten können. 

 

«Durch den Einsatz von KI können wir Routineaufgaben beschleunigen und gewinnen wertvolle Zeit, die wir unseren Kundinnen und Kunden widmen.»

Quelle: Matthias Niklowitz, 02.05.2024 - 16.10 Uhr, Wenn Lilli und Pair D die Arbeit machen, Handelszeitung, Künstliche Intelligenz 

 

Empirisch nachgewiesen

Die Studie «The Impact of AI on Project Management» von Schmidgall et al. (2020) bestätigt diese Aussagen. In ihrer Arbeit stellen die Autoren fest, dass durch die Integration von KI in die Arbeitsverfahren von Projektmanagement erhebliche Verbesserungen erzielt werden können. Sie betonen die Vorteile, insbesondere in Bereichen wie methodische Unterstützung und Überwachung von Terminplänen, Echtzeit-Analyse und -Auswertung von Daten und die verbesserte Risikosteuerung. Zudem wird die Nutzung von maschinellem Lernen und Business Intelligence zur effektiven Identifizierung und Bewertung von Mustern in umfangreichen Datenmengen hervorgehoben.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von KI in Projektmanagement-Software wie Microsoft Project ein vielversprechender Weg ist, um Projektmanager und deren Teams bei der Steigerung ihrer Effizienz, Entscheidungsfähigkeit und Risikobewältigung wirksam zu unterstützen.
Insgesamt zeigt sich, dass KI das Potenzial hat, das IT-Projektmanagement auf eine neue Ebene zu heben und zu einem Schlüsselfaktor für ein effizienteres und effektiveres Projektmanagement zu werden.