Controlling und finanzielle Steuerung sind zentrale Managementinstrumente – zunehmend auch für Gemeinden. Die Gründe hierfür liegen einerseits in den steigenden Anforderungen zur Einhaltung von Budget- bzw. Kreditvorgaben, andererseits in der Erwartungshaltung der Bevölkerung, Effizienz und Qualität zu steigern und Kosten zu senken. Längst halten ökonomisch orientierte Denkweisen Einzug in den Verwaltungen und stellen diese vor neue Herausforderungen. Dem Controlling als wertvolle Steuerungsfunktion kommt für die öffentliche Verwaltung damit eine stetig wachsende Bedeutung zu. Doch wie kann ein effektives Controlling ausgestaltet werden? Wer ist für das Controlling verantwortlich? Welche Instrumente und Tools bieten Unterstützung?
Controlling als Führungsaufgabe
Controlling wird im weitesten Sinne als Führungsphilosophie verstanden. Dank unternehmerischem Vorausdenken, frühzeitigem Vorsorgen und Gegensteuern können die gesetzten Ziele effizient und effektiv erreicht werden. In der geforderten Qualität, Quantität und mit den zur Verfügung stehenden finanziellen und personellen Ressourcen. Neben einer Informationsversorgungsfunktion übt das Controlling aber auch eine Koordinations-, Planungs- und Kontrollfunktion aus. Ein zweckmässig ausgestaltetes Controlling hilft dabei, Zielabweichungen frühzeitig zu erkennen, die benötigten Entscheidungsgrundlagen zu liefern und den Handlungsbedarf zu eruieren.
Führungskreisläufe in der öffentlichen Verwaltung
In jeder Gemeinde existieren prinzipiell drei Führungsebenen – Legislative (Stimmberechtigte oder Parlament), Exekutive und Verwaltung. Dabei wirken zwei Steuerungskreisläufe zusammen:der politische und betriebliche bzw. der strategische und operative. Die politische Ebene legt die Ziele der Verwaltung fest. Damit die von der Legislative festgelegten Ziele erreicht werden können, ist eine Konkretisierung dieser Ziele notwendig.Der Exekutive kommt in diesem Zusammenhang die Übersetzungsfunktion zwischen strategischer und operativer Steuerung zu.
Zielerreichung auf allen Stufen überwachen
Für die langfristige Planung (ca. 10 Jahre) erstellen Gemeinden ein Leitbild (Gemeindestrategie). Das Dokument wird einmal pro Legislatur von der Exekutive überarbeitet und den Stimmberechtigten oder dem Parlament zur Kenntnisnahme vorgelegt. Das Leitbild muss nicht zu allen Verwaltungsbereichen Aussagen machen, sondern legt den Fokus auf bestimmte ausgewählte Aspekte. Dabei kann eine SWOT-Analyse helfen, die strategische Ausrichtung in Form von strategischen Zielen (Leitsätzen) der Gemeinde festzulegen.
Für die mittelfristige Planung (4 Jahre) wird ein Legislaturprogramm erstellt. In diesem hält die Exekutive die Legislaturziele fest, verbunden mit den wichtigsten Massnahmen. Das Dokument wird in der Regel einmal pro Legislatur überarbeitet. Die Struktur des Legislaturprogramms orientiert sich am Aufgaben- und Finanzplan und nimmt Bezug auf die längerfristige Ausrichtung der Gemeinde bzw. das Leitbild.
Die Zielerreichung wird jährlich überprüft und Abweichungen werden im Jahresbericht rapportiert. Zur rollenden mittelfristigen Planung dient der Aufgaben- und Finanzplan (AFP). Darin hält die Exekutive die geplanten Aufgaben und die zugehörigen Finanzen flächendeckend für alle Verwaltungsbereiche für das Budgetjahr und die Planjahre fest. Diese Angaben werden ergänzt um Messgrössen, die als zusätzliche Anhaltspunkte zur Planung und Beurteilung einer Aufgabe dienen. Der AFP nimmt Bezug auf das Legislaturprogramm und stellt so sicher, dass die strategischen Ziele erreicht werden. Der AFP wird jährlich überarbeitet. Er wird den Stimmberechtigten oder dem Parlament jährlich zur Kenntnisnahme vorgelegt.
Die kurzfristige Planung (1 Jahr) erfolgt mit dem Budget. Das Budget wird den Stimmberechtigten oder dem Parlament vor Beginn des Rechnungsjahres zum Beschluss vorgelegt. Eine integrierte Präsentation von Budget und Mehrjahresplanung erlaubt den Stimmberechtigen und dem Parlament eine bessere Übersicht. Die jährliche Berichterstattung erfolgt mit dem Jahresbericht inklusive Jahresrechnung. Dieser zeigt auf, inwieweit die Vorgaben des Budgets erreicht worden sind. Im Jahresbericht wird ebenfalls Bezug auf die Zielerreichung des Legislaturprogramms genommen.
Das Controlling im politischen Führungskreislauf erfolgt also aufgrund der bekannten Instrumente Strategie, Legislaturprogramm, Aufgaben- und Finanzplan, Budget sowie Jahresbericht und Jahresrechnung. Im politischen Führungskreislauf schliesslich wird die Zielerreichung von Leitbild und Legislaturprogramm überwacht und deren Wirkung beurteilt
