Stakeholder-Management: Rollen, Kommunikation und Einfluss in Projekten

Stakeholder, oft auch als Anspruchsgruppen bezeichnet, sind Personen oder Gruppen, die von den Aktivitäten und Entscheidungen eines Projekts, Unternehmens oder einer Organisation betroffen sind oder darauf Einfluss nehmen können. Zu diesen können Kundinnen und Kunden, Mitarbeitende, Lieferantinnen und Lieferanten, Investorinnen und Investoren, Behördenmitglieder, lokale Gemeinschaften oder andere Organisationen gehören.

Stakeholder haben oft unterschiedliche Anforderungen, Interessen und Erwartungen, die einen erheblichen Einfluss auf Strategien oder Projektentscheidungen haben können. Daher ist es wichtig, die Bedürfnisse und Anliegen der Stakeholder proaktiv zu berücksichtigen, ihre Rollen im Projekt zu verstehen und eine agierende offene, aktive Kommunikation mit ihnen zu pflegen. Die oberste Priorität sollte es sein, ein Umfeld der positiven Beziehungen und des Wohlwollens insgesamt zu schaffen, um letztendlich einen erfolgreichen Projektabschluss zu gewährleisten.

Kategorisierung von Stakeholdern

Ein einfacher und leicht verständlicher Ansatz, der unabhängig von einer spezifischen Projektmanagement-Methode angewendet werden kann, ist die Einteilung der Stakeholder in die folgenden Kategorien:

• Kundinnen und Kunden
• Mitarbeitende
• Investorinnen und Investoren sowie Sponsoren
• Lieferantinnen und Lieferanten
• Behörden

Rollenverständnis nach HERMES-Methodik

Das Rollenverständnis in der Projektmanagement-Methode HERMES teilt die Stakeholder in Rollen der Stammorganisation und der Projektorganisation ein. In der Projektorganisation wird jede Rolle einer projektbezogenen Hierarchieebene zugeordnet: Steuerung (Auftraggebende), Führung (Projektleitende), Ausführung (Fachpersonen). Jede Rolle erhält eine detaillierte Beschreibung, welche die Verantwortung, Kompetenz und Fähigkeiten definiert. Die Stammorganisation repräsentiert eine rechtliche Einheit, wie zum Beispiel ein Unternehmen, ein Verein oder die Bundesverwaltung. Diese ist verantwortlich für die Projektstrategie und die Projektvorgaben und wird daher der Rolle der Steuerung bzw. dem Auftraggebenden zugeordnet.

Sichtweisen und Rollenzuteilung im Projekt

Die Strukturierung eines Projekts kann aus verschiedenen Perspektiven erfolgen, die massgeblich die Rollenverteilung beeinflussen.

Diese können sein:

• Zeitlicher Ablauf (Phasen)
• Partner (Anwender, Ersteller oder Betreiberin i.S. einer natürlichen Person)
• Hierarchieebene (Verantwortlichkeit und Governance)

Unabhängig von der Projektphase wird die geeignete Kategorisierung, Sichtweise und Rollenverteilung in einer Stakeholderliste festgehalten, um ein gemeinsames Verständnis unter den Vertragsparteien zu gewährleisten.

Stakeholder (Anspruchsgruppen) können auf verschiedene Weise theoretisiert oder typisiert werden. Es können Theorien oder Modelle entwickelt werden, oder man kann sich auf die Beobachtung postmoderner wissenschaftlicher Phänomene stützen. Im Wesentlichen geht es darum, das Verständnis, die Fähigkeit und die Qualifikation zu erweitern, um die unterschiedlichen Interessen und Erwartungen aller Projektbeteiligten zu analysieren, abzuwägen, zu steuern und zu führen. Die Grundidee dahinter ist, frühzeitig Entscheidungen zu planen und vorzubereiten, um Konflikte vorzubeugen oder zu vermeiden. Diese Massnahmen tragen gleichermassen dazu bei, den Projekterfolg sicherzustellen.

Die Kommunikationsfähigkeit spielt eine zentrale Rolle. Dabei ist die Fähigkeit, mit den Stakeholdern effektiv zu kommunizieren und zu interagieren, als auch Informationen klar und verständlich zu vermitteln, entscheidend. Die Voraussetzungen für effektive Kommunikation können in harte und weiche Faktoren unterteilt werden.

Kommunikationsfähigkeit und Faktoren im Stakeholder-Management

Weiche Faktoren

Um die Interessen der Stakeholder angemessen zu berücksichtigen, sind weiche Faktoren entscheidend, um die benötigte und gewünschte Unterstützung für ein Projekt zu gewinnen. Gefragt sind Fähigkeiten wie Konfliktlösung und Verhandlungsgeschick. Letzteres erfordert Kompromissbereitschaft und die Fähigkeit, ausgewogene Vereinbarungen zu treffen. Hierfür sind Flexibilität und Durchsetzungsvermögen erforderlich. Auch das Aufbauen von Vertrauen und die kontinuierliche Pflege von Beziehungen zu Stakeholdern sind wichtige Kompetenzen. Eine langfristig positive Partnerschaft erfordert Wertschätzung und ein hohes Mass an Empathie.

Harte Faktoren

Beim Projektmarketing, einem harten Faktor, geht es um das «Verkaufen eines Projekts» an die Stakeholder. Ganz nach dem Prinzip: «Tue Gutes und sprich darüber», geht es darum, das Projekt effektiv zu vermarkten. Erwartungen, Ängste und Widerstände können damit minimiert und positiv beeinflusst werden.

Nur dann ist der grösstmögliche Erfolg in einem Projekt möglich.