Wieso ein internes Kontrollsystem für Gemeinden?
Jede Gemeindeverwaltung, ob gross oder klein, tätigt Einnahmen und Ausgaben in beträchtlichem Umfang. Hiermit sind selbstverständlich auch Risiken verbunden: durch Fehler, falsch konfigurierte Systeme, aber auch durch betrügerische Handlungen kann der Gemeinde ein finanzieller Schaden entstehen oder die veröffentlichte Jahresrechnung kann Fehler enthalten. Schon heute bestehen in den meisten Gemeinden interne Kontrollen wie beispielsweise Unterschriftenregelungen, Stellenbeschreibungen, Prozessbeschreibungen, IT-Kontrollen und viele mehr, um diese Risiken zu minimieren. Doch ein eigentliches internes Kontrollsystem, welches Prozesse und Abläufe systematisch analysiert, überprüft und überwacht, ist nur selten vorhanden. So besteht das Risiko, dass wesentliche Risiken nicht erfasst oder die Kontrollen lückenhaft sind. Zusammen mit einem regelmässig überprüften Risikomanagement stellt ein IKS ein wichtiges Führungsinstrument im Rahmen der sorgfältigen Verwaltungsführung dar (Corporate Governance). Das IKS ermöglicht der Leitung Finanzen wie auch dem Gemeinderat, einen kompakten Überblick über die wichtigsten Finanzrisiken und zeigt auf, welche Kontrollen zur Minimierung der Risken definiert wurden.
Wie ist das IKS aufgebaut?
Ein IKS fokussiert im Wesentlichen auf gemeindeinterne operative und finanzielle Risiken, welche insbesondere durch mangelhafte Prozesse oder fehlerhafte Systeme auftreten. Diese Risiken sollen mit angemessenen und wirkungsvollen Kontrollmassnahmen vermindert und wenn möglich eliminiert werden. Im Weiteren soll das IKS die Einhaltung von Gesetzen und Normen im Bereich Finanzen sicherstellen. Die Kontrollmassnahmen sollen darüber hinaus die finanzielle Berichterstattung verlässlicher machen, betrügerisches Verhalten verhindern oder zumindest minimieren. Hierbei soll das IKS die Vorgaben gemäss geltendem Gemeindegesetz erfüllen und die entsprechenden Empfehlungen zum Vorgehen und Aufbau berücksichtigen. All diese Punkte führen zu einem verständlichen, transparenteren und klareren System, was wiederum die Legitimation gegenüber der Bevölkerung erleichtert.
Worauf muss bei der Umsetzung des IKS besonders geachtet werden?
Vor Projektbeginn sollte definiert werden, wie das IKS mit bestehenden Führungssystemen und Applikationen verknüpft werden kann: Bestehen Prozessdokumentationen? Hat der Gemeinderat bereits eine Risikobeurteilung durchgeführt? Welche Kontrollen können im Workflow automatisiert werden? Für die Umsetzung des IKS bestehen verschiedene Hilfsmittel und Vorgehenskonzepte. Wichtig ist, dass die ermittelten Risiken und definierten Kontrollen nicht einfach aus einer Vorlage kopiert, sondern aufgrund der effektiven Prozesse der Gemeinde festgehalten werden. Wichtiger als eine Hochglanz-Dokumentation am Projektende ist es, einen nachvollziehbaren und transparenten Massnahmenplan mit den erkannten Kontrollschwächen sowie den hierfür definierten Massnahmen zu führen. Anhand der generellen IKS-Dokumentation sowie dem Massnahmenplan kann der Gemeinderat seine Führungsverantwortung wahrnehmen und die Umsetzung des IKS kritisch begleiten.
Zusammen mit BDO und swissaxis zu mehr Sicherheit auf allen Ebenen
Um Gemeinden bei der Umsetzung des IKS zu unterstützen, sind swissaxis und BDO eine Kooperation eingegangen. Durch ein massgeschneidertes IKS-Angebot kann jede Gemeinde ihre individuellen Bedürfnisse abdecken und dabei von der gebündelten Expertise aus Wirtschaftsprüfung und IKS-Prozesserfahrung für die öffentliche Hand profitieren.