Kontinuierliche Optimierung der ERP-Landschaft

Wann ist eine ERP-Einführung abgeschlossen? Die Antwort lautet: Nie. Unsere Zusammenarbeit mit dem Verband Schweizerischer Schreinermeister und Möbelfabrikanten, besser bekannt als VSSM, ist ein lebendiges Beispiel dafür. Wir arbeiten kontinuierlich daran, ihre Abacus ERP-Landschaft zu optimieren.

Der VSSM ist der Branchenverband für das Schreinergewerbe in der deutsch- und italienischsprachigen Schweiz. Im Jahr 1887 gegründet, repräsentiert er heute als Arbeitgeberverband rund 2000 Schreinereien. Seine Verbandsmitglieder sind die 21 regionalen Sektionen und drei Fachgruppen. Der VSSM, der insgesamt über 50 Mitarbeitende beschäftigt, hat seine Geschäftsstelle in Wallisellen ZH. Der Verband bietet zudem Ausbildungen an der Höheren Fachschule Bürgenstock an.

Als Verband stellt der VSSM vielseitige Anforderungen an eine ERP-Lösung. Es gibt kaum ein Thema, das nicht von Abacus berührt wird. Dies stellt eine noch grössere Herausforderung dar, da die Verwaltungsaufgaben auf wenige Personen verteilt sind. Es erfordert ein breites Wissen und Kreativität, um die unterschiedlichen Prozesse sinnvoll umzusetzen und zu leben. Abacus wirkt dabei als Rückgrat und bietet passende Lösungen für alle Bereiche, die auch in einer schlanken Organisation gut handhabbar sind.

Das Tätigkeitsgebiet des VSSM umfasst unter anderem die Mitgliederverwaltung und -betreuung, das Bereitstellen von Werbeartikeln für Mitglieder, Unterstützung in Fachthemen, ein breites Berufsbildungsangebot, Nachwuchs- und Unternehmensförderung, die Veröffentlichung einer Schreinerzeitung sowie die Durchführung verschiedener Veranstaltungen. Das Dienstleistungsangebot für die Mitglieder wird laufend erweitert.

Wie gelingt es, auf die ständigen Veränderungen und die neuen Bedürfnisse der Mitglieder zu reagieren? Der VSSM hat das Thema ERP seit vielen Jahren fest in der Organisation verankert und verfolgt es mit hoher Priorität. Die folgenden Erfolgsrezepte bilden die Basis dazu:

Erfolgsrezept 1: Eine fest verankerte ERP-Organisation

Seit vielen Jahren verfügt der VSSM über eine stabile ERP-Organisation. Das Thema ERP ist in der Geschäftsleitung vertreten und ein Kernteam ist verantwortlich für den First-Level-Support, die Systempflege und die Weiterentwicklung der Lösung. Ähnlich ist die Betreuungsorganisation von BDO aufgebaut. Der Kundenpartner kümmert sich um die strategischen Themen und die Projektplanung, während spezifische Fachpersonen die Bedürfnisse und die Projektumsetzung in ihrem jeweiligen Fachgebiet betreuen. Auf diese Weise haben wir eine Peer-Organisation auf allen Ebenen geschaffen.

Erfolgsrezept 2: Regelmässiger Austausch

Zweimal im Jahr führen wir ein gemeinsames Planungsmeeting durch. Nebst einem kurzen Rückblick, in dem wir die «Lessons Learned» besprechen, diskutieren wir auch aktuelle und zukünftige Projekte. Dabei werden neue Anforderungen des VSSM erörtert und neue Funktionen von Abacus vorgestellt. Ziel ist es, die nächsten 12 Monate gemeinsam zu planen.

"Insbesondere die monatlichen Service-Meetings haben zu einer markanten Verbesserung der Zusammenarbeit beigetragen. Seither werden aktuelle Themen effizienter gelöst, was sich positiv auf die Zufriedenheit auswirkt.“ (Schneider Simon, Bereichsleiter Technik und Betriebswirtschaft, VSSM)

Zusätzlich findet monatlich ein Abstimmungsmeeting auf Projektleitungsebene statt. Auf diese Weise haben beide Seiten jederzeit Klarheit über neue Anfragen, laufende Projekte und Pendenzen.

Erfolgsrezept 3: Vielfältige Kompetenzen

Die reibungslose Zusammenarbeit ist nur möglich, weil auf beiden Seiten Fachwissen für die jeweils andere Seite vorhanden ist. Das bedeutet, dass der VSSM versteht, wie Abacus-Projekte erfolgreich umgesetzt werden können und auch ein Verständnis für die Prozesse eines ERP-Anbieters hat. Im Gegenzug konnte BDO auf die Bedürfnisse und Herausforderungen eines Verbandes adäquat eingehen.

Neue Anforderungen können so ohne umfangreiche Analysen schnell angegangen werden, wodurch Missverständnisse vermieden werden. Die Diskussionen finden auf Augenhöhe statt.

Erfolgsrezept 4: Umfassende Projektplanung

Wir identifizieren grössere Vorhaben gemeinsam als Projekte und versehen sie mit einem Projektauftrag. Umfang, Termine und Budget werden definiert und überwacht. Die gemeinsame Projektleitung tauscht sich monatlich aus, um Eskalationen bestmöglich zu vermeiden.

Projekte werden mit klaren Zielen versehen und abgeschlossen, sobald beide Seiten diese als erreicht beurteilen. Wir streben einen klaren Projektabschluss an, um zu verhindern, dass Projekte endlos weiterlaufen.

Diese vier Erfolgsrezepte haben zu einer konstanten, erfolgreichen und konstruktiven Zusammenarbeit geführt. Wie immer ist der Faktor Mensch nicht zu unterschätzen. Ohne die richtigen Ansprechpartner auf Seiten der Kundschaft, wie auch bei BDO, sind diese Erfolgsrezepte wirkungslos.

Als neu ausgezeichnete Abacus-Platinpartnerin sehen wir uns verpflichtet, unsere Kundinnen und Kunden professionell zu betreuen, unsere Mitarbeitenden stetig weiterzubilden und unser Leistungsangebot laufend zu optimieren. Dies tun wir mit Überzeugung und bieten dabei Vielseitigkeit, hohe Qualität und Einzigartigkeit.