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Einzigartig und sehr zeitgemäss ist die Vision von Luxus und Gastfreundschaft bei der Michel Reybier Hospitality, die mittlerweile Hotels von Davos bis Genf, von London bis Ramatuelle betreibt. Das stetige Wachstum erforderte auch eine Optimierung und Vereinheitlichung der (digitalen) Betriebsabläufe mit Abacus. Im Fokus standen unter anderem Einkaufs-, Lager- und Personalprozesse. Bei der Umsetzung vertraute die Luxushotelgruppe auf die Expertise von BDO.
Die Michel Reybier Hospitality setzt auf die ERP Lösung von Abacus, die in den einzelnen Hotels zu Beginn jeweils sehr unterschiedlich zum Einsatz kam. Diese Ausgangslage galt es im Zuge des Projekts «Zusammenführung der Mandanten» zu verbessern, Ziel war eine Homogenisierung. Der erste Schritt bestand im Neuaufbau der Abacus Lösung mit einem Mandanten und verschiedenen Geschäftsbereichen je Hotel. Folglich wurde eine Basis gelegt, um künftig von Synergieeffekten profitieren zu können:
- Zentrale Stammdaten und Prozesse, wo sinnvoll
- Betriebsübergreifende Prozesse
- Einheitliche Abläufe
- Übergreifende Auswertungen
- Rollout der Prozesse für neue Betriebe
Einheitlichkeit dank einer Geschäftsbereichslösung
Heute besteht ein operativer Mandant mit Unternehmen (rechtliche Einheiten) und Geschäftsbereichen je Betrieb. Die Realisierung bzw. systemische Eröffnung der verschiedenen Hotels erfolgte gestaffelt in den Jahren 2020 und 2021.
Im Bereich Einkauf stellten uneinheitliche Abläufe anfänglich eine Herausforderung dar. Der grosse Veränderungswille der Michel Reybier Hospitality führte jedoch schnell zu einer gemeinsam definierten Lösungsfindung. Heute verfügt die Hotelgruppe über einen zentral geführten Artikelstamm, welcher ermöglicht, dass der Einkauf vieler Produkte zentral und somit kostenoptimiert erfolgen kann.
Optimierung der Materialwirtschaftsabläufe
Durch die Abbuchung eines Artikels, beispielsweise einer Flasche Gin, über die Kasse wird in den Hotels der Michel Reybier Hospitality heute automatisch der Bedarf beim Zentrallager ausgelöst. Gleichzeitig wird der generierte Umsatz an das Hotel Management System (protel) übermittelt. Die Integration des Kassensystems (iKentoo) wurde mit AbaNinja, einer Abacus Cloudlösung, realisiert.
Mit der Migration wurde auch das Bestellwesen von Verbrauchs- und Displaymaterial modernisiert. Mittels interner Webshops (AbaShop) können die Hotels bequem die benötigten Produkte bestellen. Die Bestellungen werden von der internen Beschaffungsstelle verarbeitet, geliefert und dem Besteller belastet. Die umfassende Lösung und der hohe Automatisierungsgrad ermöglichen es, die Lagerbestände und damit die Kosten tief zu halten — bei gleichzeitig ausreichender Lieferbereitschaft.
Der nächste Digitalisierungsschritt ist nun der Einsatz von E-Rechnungen bei den Hauptlieferanten. Ziel ist, dass die manuelle Verarbeitung der Kreditorenrechnungen gänzlich entfällt.
Personaleinsatzplanung
Parallel zum Projekt «Zusammenführung der Mandanten» wurde die Personaleinsatzplanung mit Abacus AbaPlan realisiert. Auch hier bestand das Ziel darin, eine einheitliche Lösung für alle Betriebe zu implementieren. Eine besondere Herausforderung sind insbesondere die Vorgaben des Gesamtarbeitsvertrags im Schweizer Gastgewerbe (L-GAV) in der Lösung umzusetzen. Nach erfolgreichem Projektabschluss erfolgt die Dienstplanung der Hotels heute komplett digital mit AbaPlan. Kantonale Ferien- und Feiertagsregelungen werden dabei genauso berücksichtigt wie die Berechnung der Überstunden mit Zuschlägen.
Fazit
Durch die Einführung einer Geschäftsbereichslösung, bei der alle Betriebe unter einem Mandanten geführt sind, konnten die Abläufe aller Hotels der Michel Reybier Hospitality gleichzeitig optimiert und digitalisiert werden. Dank dieser Ausgangslage kann ein neuer Betrieb quasi per Knopfdruck systemisch eröffnet werden. Da die Kundin bei der Umsetzung massgeblich mitgewirkt hat, kann sie diesen Prozess selbstständig auszuführen. Für dynamische Unternehmensgruppen wie die Michel Reybier Hospitality liegt darin ein entscheidender Vorteil. Die langjährige, profunde Erfahrung der Applikationsverantwortlichen bei Michel Reybier Hospitality haben zudem bedeutend zum Projekterfolg beigetragen.
«Die neue Lösung von BDO Abacus sorgt in vielerlei Hinsicht für Vereinfachungen in unserem Geschäftsbetrieb. Dank der dadurch gewonnenen Zeit können wir uns noch fokussierter dem Wohlbefinden unserer Gäste widmen. An der Zusammenarbeit mit dem Team von BDO schätzten wir besonders, dass die Umsetzung des Projekts ein «Miteinander» war. Die Expertinnen und Experten kannten unsere Herausforderungen und verfügen über viel Expertise. Dadurch gestaltete sich die gemeinsame Suche nach einer Lösung sehr angenehm und war letztlich auch erfolgreich.»
Thomas Bachmann, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei Michel Reybier Hospitality