Das Anlagevermögen setzt sich bekanntlich aus vielen einzelnen Objekten zusammen. Um diese Objekte effizient zu verwalten und alle betriebswirtschaftlichen und buchhalterischen Aspekte im Blick zu behalten, ist die Anlagenbuchhaltung ein unverzichtbares Nebenbuch, ähnlich wie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. In diesem Artikel erfahren Sie, weshalb es sich lohnt, die Anlagenbuchhaltung in Abacus zu führen.
Revisionen und ihre Herausforderungen
Nach Abschluss eines Geschäftsjahres steht die Revision an, welche die Anlageobjekte genauer unter die Lupe nimmt. Dabei werden die Anlagevermögenskonten geprüft, in denen nicht nur Sachanlagen, sondern auch immaterielle Güter wie Software, Lizenzen und Anlagen im Bau erfasst sind. Es ist wichtig, dass Liquidationen oder Verkäufe von Anlagegütern korrekt verbucht sind. Darüber hinaus erfordern Branchenvorgaben oder interne Anforderungen die Berechnung von Abschreibungen und kalkulatorischen Zinsen, nicht nur beim Abschluss, sondern auch während des Geschäftsjahres. Ein gutes Beispiel dafür sind die Anlagenkäufe, die auch als Wertzugänge bezeichnet werden können. Bestimmte Branchen haben spezifische Vorgaben, wie beispielsweise Versorgungswerke, Heime und öffentliche Verwaltungen. Diese Leitlinien stellen oft zusätzliche Herausforderungen bei der korrekten Strukturierung der Anlageobjekte dar. Zuverlässige Werte sind auch für interne Anforderungen wie Budgetierung, Inventur oder Einordnung von Investitionen und Ersatz bestehender Anlageobjekte erforderlich. Oftmals wird Excel zur Verwaltung der Objekte verwendet. Aber dieses Programm ist nicht immer stabil und es werden oft nur die Objektwerte erfasst. Die Verbuchung dieser Werte und die detaillierte Verwaltung der Jahreswerte sind jedoch genauso wichtig.
Die Lösung: Anlagenbuchhaltung in Abacus
Die Anlagenbuchhaltung ist ein leistungsstarkes Modul, das alle diese Anforderungen abdeckt. Es ist ein integrierter Bestandteil der ERP-Programmpalette von Abacus und ermöglicht den direkten Austausch von Daten und Werten mit der Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Kreditoren, Projektverwaltung (AbaProject) und Debitoren. Dadurch können beispielsweise Einkaufsrechnungen einer Investition direkt auf das entsprechende Anlageobjekt verbucht werden. Auch Fibu-Buchungen können direkt mit einem Anlageobjekt verknüpft werden. Darüber hinaus können Leistungen, die im Rahmen eines Projekts erbracht wurden, direkt auf die Investitionsanlage gebucht werden und der Verkauf von Anlagen erfolgt direkt über die Debitorenbuchhaltung. Alle Berechnungen und Geschäftsfälle in der Anlagenbuchhaltung werden direkt in die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung verbucht.
Besondere Funktionen
Eine konkrete Herausforderung besteht darin, unterschiedliche Abschreibungsberechnungen für die Anlagen durchzuführen, z.B. degressive Abschreibungen für die Finanzbuchhaltung nach OR, lineare Abschreibungen bei FER-Rechnungslegung oder Kostenrechnung. Abacus ist die optimale Lösung, um diese Herausforderungen mühelos zu meistern. Mit Abacus können unterschiedliche Verbuchungen der Abschreibungen oder kalkulatorische Zinsen für die Kostenrechnung problemlos durchgeführt werden. Es können verschiedene Berechnungsebenen für dieselben Objekte definiert werden, was die Grundlage für unterschiedliche Berechnungsmethoden und Verbuchungen bildet. Diese Berechnungsebenen können unterschiedliche Perioden für den Abschreibungsrhythmus haben. Die Abschreibungen für die Kostenrechnung erfolgen beispielsweise z.B. monatlich oder quartalsweise, während die Abschreibungen für die Finanzbuchhaltung jährlich erfolgen.
Kategorien in der Anlagenbuchhaltung
Ein wesentliches Element in der Anlagenbuchhaltung sind die Kategorien. Diese können nach allgemeinen Kriterien wie Maschinen, Fahrzeuge, Mobiliar und IT oder auch nach branchenspezifischen Gruppierungen geführt werden. Ein Beispiel dafür ist die Kategorisierung gemäss Curaviva für Heime oder gemäss Elcom für Stromversorger.
Aber welchen Zweck erfüllen diese Kategorien? Hauptsächlich dienen sie der Methodik der Abschreibungsberechnung und dem Berechnungssatz, also dem Prozentsatz oder der Nutzungsdauer. Zudem ermöglichen sie die Hinterlegung der Konten zur Verbuchung der Bewegungen. Dadurch müssen bei der Erfassung einer neuen Anlage nicht jedes Mal die Abschreibungsregel und die Kontierung definiert werden - durch die Zuordnung zur entsprechenden Kategorie wird dies automatisch geregelt. Natürlich gibt es auch Ausnahmen von diesen Regeln. Darum ist es möglich, auf einer bestimmten Anlage gewisse Parameter anzupassen, wie beispielsweise eine andere Nutzungsdauer oder ein anderes Abschreibungs- oder Wertberichtigungskonto. Mit Abacus sind solche Anpassungen ganz einfach möglich.
Geschäftsfälle in der Anlagenbuchhaltung
Ähnlich wie bei den Debitoren und Kreditoren gibt es auch in der Anlagenbuchhaltung Geschäftsfälle. Anschaffungen, Abschreibungen, Umbuchungen oder Liquidationen werden als Bewegungsarten erfasst. Diese Bewegungsarten führen zur korrekten Kontierung und Verbuchung aus den Saldenfeldern.
Was ist unter Saldenfeldern zu verstehen? Jede Anlage hat mehrere Werte wie beispielsweise den Anschaffungswert, die kumulierten Abschreibungen und den Restwert. In Abacus ist es möglich, viele weitere Saldenwerte zu führen, wie zum Beispiel Zuschüsse, Wertberichtungen oder andere Werte, die für die entsprechende Anlage bedeutsam sind. Dies ist besonders dann relevant, wenn diese Werte auch noch Jahre später benötigt werden.
Anlagenstamm in der Anlagenbuchhaltung
Das zentrale Programm in der Anlagenbuchhaltung ist der Anlagenstamm.
Das Info-Cockpit bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über das Anlageobjekt. Neben den Stammdaten finden Sie hier Informationen zur Kategorie und zur Klassifizierungsgruppe der Anlage. Es ist auch ersichtlich, ob das Objekt eine Unteranlage hat und welche der wichtigsten Salden damit verbunden sind. Das Info-Cockpit ist eine praktische Ansicht, um schnell alle relevanten Informationen auf einen Blick zu erhalten.
Ausserdem sind Informationen wie Abschreibungsregeln und Kontierungen auf weiteren Seiten schnell zu finden. Bezüglich der Anzahl an geführten Objekten besteht keine Obergrenze. Unsere Kundinnen und Kunden verwalten bis zu 10'000 Objekte in ihrer Anlagenbuchhaltung.
Besonders angenehm ist die Handhabung bei den Berechnungsläufen. Selbst wenn Sie eine grosse Anzahl an Gegenständen führen, dauert ein Abschreibungslauf weniger als fünf Minuten. Bei den meisten Abschreibungsläufen ist die Verarbeitungszeit mit der Erstellung der Buchungen in die Finanzbuchhaltung bzw. Kostenrechnung innerhalb von zehn Minuten abgeschlossen. Dabei werden zu den Berechnungen auch gleich die Buchungssätze erstellt, die dann beim Übertrag ins Hauptbuch bereits vorhanden sind.
Anlagenspiegel in der Anlagenbuchhaltung
Vor der Verbuchung in der Finanzbuchhaltung können Sie die Berechnungen auf dem Anlagenspiegel kontrollieren. Diese Übersicht über alle Anlagen können Sie auch einfach nach den Merkmalen sortieren und gruppieren, die im Anlagenstamm hinterlegt sind. Die am häufigsten verwendete Gruppierung ist das Anlagevermögen (AV)-Konto. Dadurch kann der Anlagenspiegel einfach zur Abstimmung mit den AV-Konten in der Bilanz verwendet werden.
Darüber hinaus können Sie die Anlagenübersicht auch nach Kostenstellen, Gruppierungen oder Klassifizierungen gestalten. Die Auswertungen können auch über mehrere Berechnungsebenen (Fibu/Kore) erstellt werden, sodass eine Darstellung der stillen Reserven möglich ist. Der Anlagenspiegel kann auch als Inventarliste verwendet werden.
Es ist in der Regel ziemlich einfach, den Eingang eines neuen Anlageobjekts in die Buchhaltung zu verfolgen, sei es durch eine Lieferantenrechnung oder eine Zahlung. Schwieriger wird es jedoch, den Abgang eines Gegenstands festzustellen. Aus diesem Grund ist die Inventarliste ein wertvoller Zusatznutzen der Anlagenbuchhaltung. Durch die Nutzung dieser Liste und die Rückmeldung der Inventur können Sie die Liquidation effizient erfassen. Darüber hinaus werden automatisch die erforderlichen Buchungen für die Buchhaltung erstellt. Sollte auf der Anlage noch ein Restwert vorhanden sein, kann das System so eingestellt werden, dass dieser Restwert als einmalige Abschreibung verbucht wird.
Neben den klassischen Anlageobjekten, die geführt werden, ist es auch möglich, finanzielle Anlagegüter zu führen. Diese sind wie die Sachanlagen langfristig angelegt und können mit eigens dafür eingerichteten Bewegungsarten gebucht werden. Dazu gehören Zugänge, Zu- oder Abwertungen, Zins- oder Dividendengutschriften und schliesslich der Kapitalabgang. Diese Bewegungsarten werden auf individuellen Saldenfeldern dargestellt, die in einem separaten Anlagenspiegel angezeigt werden.Fazit
Der Einsatz der Anlagenbuchhaltung stellt einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung eines integrierten ERP-Systems dar. Die Möglichkeit der bedarfsgerechten Strukturierung bietet viele Automatisierungsmöglichkeiten und eine erstklassige Übersichtlichkeit der Objekte.
Wir haben langjährige Erfahrung mit Kundinnen und Kunden, die ihre Anlagenbuchhaltung bereits seit über 20 Jahren mit Abacus führen. Gleichzeitig führen wir mit unseren Abacus-Anwendern laufend neue Anlagenbuchhaltungen ein. Die Beständigkeit des Tools und die neuen Funktionen überzeugen sowohl langjährige als auch neue Nutzerinnen und Nutzer.
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