Abacus Jahresendverarbeitung Lohn
1 | Ausgangslage
Die nachstehend aufgeführten Informationen beziehen sich auf die Abacus Versionen 2022 und 2023. Es ist nach wie vor so, dass mit zwei offenen Kalenderjahren im Lohn gearbeitet werden kann. Mit der Eröffnung des zweiten Jahres können frühzeitig Mutationen in den Lohndaten für das Folgejahr erfasst werden. Die Führung von zwei offenen Jahren erlaubt die Verarbeitung von Salären im neuen Jahr bei gleichzeitig rückwirkender Auszahlung von Spesen, Partnersalären usw. für das abgelaufene Kalenderjahr.
Die Funktion Jahr **** provisorisch abschliessen beendet die Erstellung von Perioden im betroffenen Kalenderjahr. Diese Einschränkung kann jederzeit mit der Funktion Jahr **** wieder eröffnen rückgängig gemacht werden. Die Funktion Jahr **** definitiv abschliessen beendet unwiderruflich die Erfassung im entsprechenden Kalenderjahr.
2 | Voraussetzungen Software
2.1 Rentenfreibetrag wählbar ab 2024Ab 01. Januar 2024 besteht für Erwerbstätige im Referenzalter die Möglichkeit, auf den Rentenfreibetrag zu verzichten. Um dies für die Berechnung zu berücksichtigen, wurde ein neues Feld in den Versicherungseinstellungen geschaffen:
Mit, beziehungsweise ab folgender Version/Service-Pack-Datum haben Sie das neue Feld Rentenfreibetrag im Abacus integriert:
- Version 2022, SP 15.03.2023
- Version 2023, SP 15.06.2023
Weitere Informationen zur AHV-Revision 21 finden Sie unter folgendem Link: AHV21 - Übersicht.
3 | Allgemeine Vorbereitungsarbeiten
Diese Arbeiten können vor dem Jahresende erledigt, beziehungsweise vorbereitet werden.
3.1 Für neues Lohn-Jahr
| V2022 | V2023 | erledigt | ||
| Neue Prämiensätze |
Neue Prämiensätze und Ansätze zu den Versicherungen organisieren. Die neuen Sozialversicherungskennzahlen finden Sie im Anhang, Kapitel 6. |
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| AHV, IV, EO, FAK | Akontorechnung für neues Jahr bereit halten | |||
| UVG, UVGZ, KTG |
Mitteilung der Versicherung bereit halten. |
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| BVG | Lohn-Meldung für neues Jahr erledigen. | |||
| Tabellen | L421 | Neue Ansätze für firmenspezifische Tabellen in Erfahrung bringen. | ||
| Lohnanpassungen | L32 | Lohnanpassungen für das neue Jahr müssen bekannt sein (z.B. Monatslöhne, Stundenlöhne, BVG usw.) | ||
3.2 Für vergangenes Lohn-Jahr
| V2022 | V2023 | erledigt | ||
| Lohnausweiseinstellungen | L414 |
Lohnartenzuordnung prüfen Sind alle Lohnarten korrekt den Lohnausweisziffern zugeordnet? |
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| L31 |
Lohnausweisvorlage pro Mitarbeitenden. Haben alle Mitarbeitende die korrekte Lohnausweisvorlage hinterlegt? Tipp: Auswertung in L351 mit freier Selektion nach Lohnausweisvorlage 0 erstellen. |
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| L446 | Lohnausweisvorlagen ggf. anpassen. Sind die korrekten Bemerkungen in den Lohnausweisvorgaben vorhanden? Sind die Bedingungen in den Lohnausweisbemerkungen korrekt? |
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| Familienzulagen | L414 | Lohnartenzuordnung Bereich Familienzulagen. Sind alle Lohnarten korrekt zugewiesen? |
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| ELM 5.0 Vorbereitung im Personalstamm | L32 | Die Sozialversicherungsnummer darf nicht leer übermittelt werden. Mindestens der Haken «SV-Nummer» muss gesetzt sein. |
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| ELM 5.0 Ausgleichskasse | L431 | Kontrolle bei Versicherungen / Lasche «Meldung an Ausgleichskasse», ob aktuelle UVG- und BVG-Versicherung mit «Gültig ab» Datum hinterlegt wurde. | ||
| Datenbereinigung | L56 | L583 | Abrechungsdaten, die älter als 10 Jahre sind, löschen. Achtung, vorgängig eine Datensicherung erstellen. |
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| L31 oder L388 | Daten von ausgetretenen Mitarbeitenden löschen, wenn die Daten älter als 10 Jahre alt sind. | |||
4 | Jahresendarbeiten
Diese Arbeiten sollen erledigt werden, sobald alle Lohnbestandteile für das vergangene Jahr abgerechnet sind.4.1 Neues Lohn-Jahr 2024 vorbereiten
| V2022 | V2023 | erledigt | ||
| L56 | Definitiver Jahresabschluss |
Es können maximal zwei Jahre im Lohn offen sein. Jahr 2022 definitiv abschliessen. Häkchen bei «Kontrolle der Vollständigkeit der Abrechnungsdaten» |
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| L56 | Neues Jahr 2024 eröffnen |
1. «Jahr 2024 eröffnen» anklicken und weiter 2. Lohnwerte Falls alle Lohnwerte ins neue Jahr übernommen werden, muss keine Selektion vorgenommen werden. Die Frage bezüglich jahresabhängiger Tabellen ins neue Jahr kopieren mit JA beantworten. Nur jene ab Nr. 100 kopieren! Falls die Frage mit NEIN beantwortet wird, können diese später über das Programm L423 kopiert werden. (Import QST, KiZu-Tabellen wird im PT L422 beschrieben.) |
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| L441 | Nationale Daten |
Auf die Zeitachse 2024 Beiträge prüfen. Die neuen Sozialversicherungskennzahlen finden Sie im Anhang Kapitel 6. |
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| L444 | Firmenstammfelder |
Auf Zeitachse 2024 die Beträge prüfen und ggf. anpassen: - Firmenstammfelder |
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| L432 | Versicherungen |
AK, FAK, UVG In den verschiedenen Versicherungen auf der Zeitachse 2024 die Beiträge und Versicherungsprofile prüfen und ggf. anpassen. |
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UVGZ, KTG Im UVGZ- und im KTG-Bereich in der Lasche «Höchstlöhne» auf Zeitachse 2024 die Maximal-Beträge prüfen sowie in der Lasche «Beiträge» die Beitragssätze für Arbeitnehmende und Arbeitgebende prüfen und ggf. anpassen. |
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| L431 | Versicherungsvorschlag | Falls nötig, Versicherungsvorschlag mit neuer Zeitachse anlegen. | ||
| L381 | Massenmutation Versicherungen |
Massenmutationen der Versicherungen im Personalstamm bei neuer Versicherungsnummer oder neuem -Code durchführen. Wenn mit dem Lohnbudget gearbeitet wird, ist auch die Anpassung im Stellenstamm manuell nötig. |
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| L32 | Lohndaten |
Lohndaten auf Zeitachse 2024 prüfen und ggf. anpassen. Auswertung der Lohndaten über Programm L351 --> «Lohnwerte». Tipp: Für allfällige Anpassungen der neuen Lohndaten für mehrere Arbeitnehmende, u.a. Monatslohn, BVG-Beiträge, usw. die Globalmutation im Programm L381 verwenden. |
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| L421 | Tabellen |
Eigene jahresabhängige Tabellen Tabellen auf Zeitachse 2024 prüfen und ggf. anpassen. |
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| L422 | Tabellen QST importieren |
Wenn Sie die Tabellen aller Kantone einlesen möchten, empfehlen wir Ihnen die Tabellen von der Abacus-Webseite herunterzuladen. Falls Sie nur die Tabellen einzelner Kantone downloaden möchten, können Sie die Tabellen über die Webseite der Eidg. Steuerverwaltung herunterladen. Eine detaillierte Anleitung zum Einlesen der QST-Tabellen finden Sie ebenfalls auf der Webseite von Abacus. |
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| Tabellen Familienzulagen importieren | Die Tabellen für die Familienzulagen können über die Abacus-Webseite heruntergeladen werden. | |||
| L31 | Personalstamm Versicherungscodes | Auf Zeitachse 2024 überprüfen, ob bei allen Mitarbeitenden die korrekten Versicherungscodes hinterlegt sind. | ||
| L31 | Rentenfreibetrag | Bei Mitarbeitenden im Referenzalter in den Versicherungseinstellungen den Rentenfreibetrag auf «nicht anwenden» anpassen, wenn der Freibetrag nicht berechnet werden soll. | ||
| MWST-Erhöhung |
Falls Sie im Lohn MWST-Sätze hinterlegt haben, müssen diese neu angepasst werden: 7.7% --> neu 8.1% Achtung: Lohnarten-Texte mit MWST-Sätzen prüfen! |
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4.2 Jahresdeklarationen für das vergangene Lohn-Jahr
| V2022 | V2023 | erledigt | ||
| L56 | Jahresabschluss |
Jahr 2023 provisorisch abschliessen. Häkchen bei «Kontrolle der Vollständigkeit der Abrechnungsdaten» setzen. |
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| L2933 | Lohnkonto | Hier kann für einzelne Mitarbeitende eine Auswertung inkl. Rekapitulation erstellt werden. | ||
| L29 | Nationale Auswertungen | Erstellung und Überprüfung der verschiedenen Jahresendabrechnungen für AHV (L2911) / FAK (L2941) / UVG (L2921) / UVGZ (L2922) / KTG (2923). | ||
| L2915 | AHV-Splitting erstellen | Negative AHV-pflichtige Lohnsummen müssen für ELM 5.0 ab V2022 zuerst auf Vorjahr und aktuelles Jahr aufgeteilt werden. Das aktuelle Jahr muss für die ELM-Übermittlung eine positive Lohnsumme aufweisen. | ||
| L2995 | Lohnmeldungen - ELM |
Elektronische Übermittlung der Lohndeklarationen an die verschiedenen Versicherungsinstitutionen. Achtung: Ab V2022 gilt ein neuer ELM-Prozess für UVG, KTG und UVGZ! Standardmässig gibt es keine manuelle Freigabe im Versicherungsportal mehr. Wenn Sie eine manuelle Freigabe im Versicherungsportal möchten (z.B. für manuelle Erfassung von Praktikanten etc.) muss die Meldung als «Unvollständig» übermittelt werden (siehe Bild weiter unten «Ergänzung zu L2995»). |
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| L2971 | Lohnausweise aufbereiten | Unter «Kriterien» Häkchen bei «Bereits mutierte Felder neu aufbereiten» setzen. |
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| L2977 | Lohnausweis-Protokoll | Stichprobenkontrolle ausführen, um die exakte Zusammensetzung des Lohnausweises einzusehen | ||
| L2974 | Lohnausweise ausgeben |
Hier können die Lohnausweise ausgegeben werden. Tipp: Legen Sie die aufbereiteten Lohnausweise im jeweiligen Personaldossier ab. |
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| L2995 | Lohnausweise - ELM |
Bei Kantonen, welche dies vorsehen (Voreinstellungen Abacus), Lohnausweise via ELM an Steuerämter übermitteln. Ab 2022 können neu Korrekturen via ELM übermittelt werden. |
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Ergänzung zu L2995 Lohnmeldungen - ELM für V2022/V2023
Unvollständig führt zur Webseite der Versicherung, um manuelle Eingaben zu ergänzen:
5 | Kontakt
Bei Fragen steht Ihnen unser Service-Center unter der Telefon-Nr. 0800 55 38 37 oder per E-Mail abacus@bdo.ch gerne zur Verfügung.Unsere Büros sind vom 22. Dezember 2023 ab 16.00 Uhr bis und mit 2. Januar 2024 geschlossen.
Ausnahme: 27. bis 29. Dezember 2023 von 08:00-12:00 Uhr und 13:30-17:00 Uhr erreichen Sie das Abacus Service-Center über unseren Pikett-Dienst.
6 | Anhang
6.1 Nationale Daten 2024
Aufgrund der Abstimmung zur AHV-Reform 21 wird das Rentenalter der Frauen erhöht. Die erste Erhöhung erfolgt im Jahr 2025.
2024: 64 Jahre (keine Erhöhung)
2025: 64 Jahre + 3 Monate
2026: 64 Jahre + 6 Monate
2027: 64 Jahre + 9 Monate
2028: 65 Jahre
6.2 Sozialversicherungskennzahlen 2024
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